Arbeitswerkzeuge vergleichen: Kriterien für Freiberufler

Das Wichtigste auf einen Blick

Worauf es beim Vergleich von Arbeitswerkzeugen ankommt

Freiberufliche Projektarbeit ist selten ein einzelner Vertrag. Sie ist ein Bündel aus Akquise, Leistungserbringung, Abrechnung und Nachweis. Wer Arbeitswerkzeuge vergleichen will, prüft jedes Werkzeug gegen dieses Bündel, nicht daneben.

Der erste Filter ist deshalb nicht der Funktionsumfang, sondern die Rechtslage. Sobald ein Tool personenbezogene Daten Ihrer Auftraggeber oder deren Kunden verarbeitet, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ohne diesen Vertrag ist die Nutzung nicht zulässig, egal wie gut die Oberfläche ist.

Der zweite Filter ist der Serverstandort. Verarbeitet ein Anbieter Daten außerhalb der EU, steigt der Prüfaufwand deutlich. Für Freiberufler in Nordrhein-Westfalen, Bayern oder Berlin scheidet ein sonst passendes Tool oft genau dort aus.

Der dritte Filter ist die Honorarordnung. Wer als Architekt oder Ingenieur nach der HOAI abrechnet, braucht andere Rechnungsbausteine als eine Rechtsanwältin nach dem RVG oder eine Steuerberaterin nach der StBVV. Ein Buchhaltungstool mit freien Rechnungen erzwingt manuelle Nacharbeit.

Der vierte Filter ist die Arbeitsform. Wer ortsflexibel arbeitet, braucht mobile Erfassung von Zeiten und Belegen. Die Hinweise der BAuA zu ortsflexiblem Arbeiten beschreiben das als Gestaltungsaufgabe, nicht als reine Technikfrage, und das gilt für Ein-Personen-Betriebe genauso wie für Teams.

Die wichtigsten Auswahlkriterien in Kurzform

Projektmanagement und Zeiterfassung im Vergleich

Projektmanagement-Software für Freiberufler lässt sich in drei Gruppen teilen: reine Aufgabenverwaltung, Projektsteuerung mit Zeitbezug und Komplettsysteme mit Abrechnung.

Reine Aufgabenverwaltung ist günstig und schnell eingerichtet. Sie leistet Listen, Boards und Fristen, kennt aber weder Stundensätze noch Leistungsnachweise. Trello mit Boards, Listen und Karten steht für diese Gruppe und reicht für kleine, klar abgegrenzte Aufträge.

Projektsteuerung mit mehreren Ansichten und Abhängigkeiten ist der Standard bei parallelen Aufträgen. Asana mit Projektansichten und Zeitachsen hält Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Auslastung im Blick, die Abrechnung bleibt außen vor.

Komplettsysteme verbinden Aufgaben, Zeiten und Rechnungen. Microsoft 365 Project mit Plänen und Preisen deckt Planung und Ressourcen ab, ist aber kein Abrechnungssystem. Prüfen Sie vor dem Umstieg, ob das Werkzeug Ihre Honorarform abbildet oder nur freie Rechnungen erzeugt.

Für Zeiterfassung gibt es eigenständige Werkzeuge. Toggl Track mit Zeiterfassung und Kapazitätsplanung und Clockify mit kostenloser Zeiterfassung messen Projektzeiten und liefern Auswertungen für die Nachkalkulation. Unterschiede zeigen sich bei Teamfunktionen, Berichten und Schnittstellen zur Buchhaltung.

Die Grenzen liegen fast immer an denselben Stellen. Wiederkehrende Leistungen mit Nachweischarakter lassen sich selten sauber abbilden, Freigabeprozesse für Zwischenstände fehlen in günstigen Tarifen, und die Rechtevergabe für Gastzugänge ist häufig grob.

Vergleich nach Projekttyp

Abrechnungs- und Buchhaltungstools für Freiberufler

Ob Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung am Jahresende in zwei Stunden oder in zwei Tagen entsteht, hängt auch am Buchhaltungstool.

Die erste Frage lautet: EÜR oder Bilanz? Für Freiberufler ist die EÜR der Regelfall, die Anlage S gehört dazu. Ein Tool, das nur doppelte Buchführung kennt, ist überdimensioniert. Bekannte Anbieter für EÜR-fähige Buchhaltung sind sevdesk, Lexware Office und DATEV.

Die zweite Frage lautet: Kleinunternehmerregelung oder Regelbesteuerung? Nach § 19 UStG können Sie bis 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr ohne Umsatzsteuer abrechnen. Das Tool muss den Wechsel in die Regelbesteuerung ohne Datenverlust ermöglichen.

Die dritte Frage lautet: Wie kommen Belege ins System? Wer viel unterwegs ist, braucht eine App mit Belegerfassung und sauberer Zuordnung. Sonst sammelt sich ein Schuhkarton, den Sie im Januar digitalisieren.

Die vierte Frage betrifft die Honorarordnung. Rechtsanwältinnen rechnen nach dem RVG ab, Steuerberater nach der StBVV, Architekten und Ingenieure nach der HOAI. Diese Systeme erzeugen Rechnungen mit Positionen, die eine freie Rechnungsvorlage nicht kennt.

Checkliste vor dem Kauf

Kommunikations- und Videotools für verteilte Projektteams

Kommunikationstools haben die höchste Wechselbereitschaft und die niedrigsten Wechselkosten. Chat, Videokonferenz und Dateiablage lassen sich in Tagen umstellen. Verbreitete Werkzeuge sind Microsoft Teams, Slack und Google Chat für den Chat, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und Cisco Webex für Videokonferenzen sowie Nextcloud für eine Ablage, die Sie selbst betreiben. Entscheidend bleibt, ob Gäste ohne Zusatzlizenz teilnehmen können und wo der Anbieter die Daten verarbeitet.

Für Freiberufler zählt weniger der Funktionsumfang als die Frage, wie Gäste behandelt werden. Auftraggeber und Subunternehmer sitzen regelmäßig außerhalb Ihres Kontos. Ein Tool, das für jeden Gast eine Lizenz verlangt, wird teuer.

Videokonferenzen mit Aufzeichnung sind ein Datenschutzthema. Wer Sitzungen aufzeichnet, braucht eine Rechtsgrundlage und eine Löschfrist. Die Aufzeichnung liegt anschließend auf dem Server des Anbieters.

Ein Beispiel: Eine Übersetzerin in Leipzig arbeitet mit zwei Kolleginnen in Hamburg und Wien an einem mehrjährigen Projekt. Sie nutzt einen Chat mit Gastzugängen, einen Videodienst mit EU-Verarbeitung und eine gemeinsame Ablage. Nur für die Ablage besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag, weil dort Kundendokumente liegen.

Auftragsverarbeitung nach DSGVO und Serverstandort

Die Auftragsverarbeitung ist der Punkt, an dem viele Toolvergleiche scheitern. Sie ist kein Formular, das man anhakt, sondern eine Prüfkette.

Zuerst klären Sie, ob Sie Auftragsverarbeiter sind. Sobald Sie Daten Ihrer Auftraggeber verarbeiten, sind Sie es in der Regel. Dann brauchen Sie mit jedem Tool einen Vertrag, weil das Tool als Unterauftragsverarbeiter auftritt.

Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 regelt diesen Vertrag. Er muss Zweck, Art und Dauer der Verarbeitung festhalten, die Weisungsbindung regeln und Löschpflichten benennen. Fehlt der Vertrag, ist die Verarbeitung rechtswidrig, unabhängig vom Serverstandort.

Der Serverstandort ist das zweite Kriterium. Verarbeitung innerhalb der EU vereinfacht die Prüfung, Verarbeitung in Drittländern verlangt zusätzliche Garantien. Deshalb scheiden technisch überlegene Tools bei vielen Freiberuflern aus.

Für die Vertragsgestaltung mit Auftraggebern gilt zusätzlich das AGB-Recht. Nach § 305 BGB zur Einbeziehung von AGB werden Allgemeine Geschäftsbedingungen nur Vertragsbestandteil, wenn sie wirksam einbezogen sind. Ein Tool mit standardisierten Klauseln ersetzt diese Prüfung nicht.

Prüfschritte in der Reihenfolge

Kostenstruktur, Skalierung und Wechselaufwand

Beim Vergleich zählt die Jahresrechnung, nicht der Monatspreis. Drei Posten werden regelmäßig unterschätzt.

Erstens die Nutzerstaffel: Viele Anbieter rechnen pro Nutzer, und Gäste zählen mit. Zweitens die Zusatzmodule für Zeiterfassung, Rechnungsstellung oder Aufzeichnung. Drittens die Zahlungsabwicklung, falls Rechnungen über das Tool laufen.

Die Skalierung verläuft nicht linear. Ein Werkzeug, das bei zwei Auftraggebern passt, kippt bei zehn. Prüfen Sie vorab, ob Kunden, Projekte und Dateien unbegrenzt angelegt werden können.

Der Wechselaufwand ist der unterschätzte Posten: Export, Feldzuordnung, Nachpflege historischer Daten und Einarbeitung. Bei Buchhaltungstools ist er am höchsten, bei Kommunikationstools am niedrigsten.

Ein Wechsel lohnt sich nur, wenn ein Ausschlusskriterium verletzt ist: fehlender Auftragsverarbeitungsvertrag, Serverstandort außerhalb der EU oder eine Honorarform, die das Tool nicht abbildet.

Beispielrechnung für ein Ein-Personen-Projekt

Angenommen werden drei Werkzeuge: Projektmanagement für 10 Euro, Zeiterfassung für 8 Euro und Buchhaltung für 15 Euro im Monat, jeweils netto. Das sind 33 Euro monatlich und 396 Euro im Jahr, zuzüglich Umsatzsteuer.

Kommen zwei Gastzugänge mit je 6 Euro monatlich dazu, steigt die Summe auf 540 Euro jährlich. Diese Beispielrechnung zeigt, wie stark Gastregelungen und Zusatzmodule den Jahresbetrag verschieben.

Werkzeugkasten je Projekttyp

Der Werkzeugkasten folgt dem Projekt, nicht der Gewohnheit. Vier Muster decken die meisten freiberuflichen Konstellationen ab.

Muster eins, Einzelauftrag unter einem Monat: Aufgabenliste, Zeiterfassung per App, Rechnung aus der Buchhaltungssoftware. Kein weiteres System.

Muster zwei, mehrmonatiges Projekt mit einem Auftraggeber: Projektmanagement mit Zeiterfassung, Chat mit Gastzugang, Ablage in der EU, Buchhaltung wie gehabt.

Muster drei, Aufwandshonorar nach HOAI oder RVG: Projektmanagement mit belastbarer Zeiterfassung, Abrechnung im Fachsystem, dazu ein Archiv für Leistungsnachweise.

Muster vier, verteiltes Team mit Subunternehmern: Kommunikationstools mit klarer Gastregel, gemeinsame Ablage mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Projektmanagement mit Rechtevergabe.

In allen vier Mustern gilt: Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag kommt kein Werkzeug in den Kasten, und ein Werkzeug ohne Exportmöglichkeit ebenfalls nicht, egal wie günstig es ist.

Häufige Fragen

Brauche ich als Einzelunternehmer einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit meinem Toolanbieter?

Ja, sobald im Tool personenbezogene Daten von Auftraggebern oder deren Kunden verarbeitet werden. Der Vertrag sollte vor dem ersten Upload abgeschlossen sein.

Reicht ein Serverstandort in der EU für die DSGVO-Konformität?

Nein. Der Serverstandort erleichtert die Prüfung, ersetzt aber weder den Auftragsverarbeitungsvertrag noch ein Löschkonzept.

Welche Buchhaltungssoftware passt zur Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG?

Jede, die den Wechsel zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung ohne Datenverlust erlaubt. Prüfen Sie das vor dem Kauf.

Wie oft sollte ich meine Projektmanagement-Tools wechseln?

Nur bei einem verletzten Ausschlusskriterium. Der Wechselaufwand ist bei Buchhaltungstools hoch, bei Kommunikationstools niedrig.

Was kostet der Werkzeugkasten im Jahr?

Das hängt von Nutzerzahl und Zusatzmodulen ab. Für Einzelaufträge genügt oft ein niedriger dreistelliger Betrag, mit Zeiterfassung, Abrechnung und Teamzugängen wird es mehr.