Wie Freiberufler in Deutschland Aufträge nach VgV und UVgO gewinnen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Wer projektabläufe planen will, muss zuerst wissen, ob sein Auftrag ober- oder unterschwellig vergeben wird.
• Oberhalb der Schwellenwerte gilt die VgV, darunter die UVgO mit eigenen Regeln für Kommunen und Länder.
• Eignungsnachweise und Referenzen entscheiden oft vor dem Preis über den Zuschlag.
• Fristen, Formfehler und die Kommunikation mit der Vergabestelle sind die häufigsten Ausschlussgründe.
• BAFA und die öffentlichen Vergabeportale sind die praktischen Einstiegspunkte für Ausschreibungen.

Öffentliche Aufträge als Markt für Freiberufler in Deutschland

Kommunen, Länder und Bundesbehörden vergeben laufend Aufträge an externe Fachleute. Es geht um Gutachten, Planung, IT, Kommunikation, Übersetzung, Evaluation und Beratung. Für Freiberufler ist das ein Markt mit planbaren Zahlungen, weil öffentliche Stellen selten zahlungsunfähig werden.

Der Preis allein entscheidet nicht. Vergabestellen prüfen zuerst, ob ein Anbieter fachlich und wirtschaftlich geeignet ist. Erst danach wird das wirtschaftlichste Angebot ermittelt. Wer die Formalien kennt, hat einen echten Vorteil gegenüber Mitbewerbern, die nur fachlich stark sind.

Zugang haben nicht nur große Kanzleien und Ingenieurbüros. Auch Einzelunternehmer, Freie Berufe und kleine Büros können gewinnen. Voraussetzung ist, dass sie die Regeln des Vergaberechts beherrschen und ihre Unterlagen vollständig einreichen.

Die Rechtsgrundlage ist das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, kurz GWB, mit seinen Verordnungen. Die wichtigsten sind die Vergabeverordnung und die Unterschwellenverordnung. Beide bauen auf denselben Grundsätzen auf: Wettbewerb, Transparenz, Gleichbehandlung und Wirtschaftlichkeit.

Wer sich zum ersten Mal bewirbt, sollte mit einem kleinen Auftrag anfangen. Ein überschaubares Projekt zeigt, wie die Vergabestelle tickt und welche Unterlagen sie erwartet. Danach fällt die zweite Bewerbung deutlich leichter.

Vergabeverfahren nach VgV: Schwellenwerte, Verfahrensarten und Ablauf

Die VgV regelt Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte. Diese Werte werden regelmäßig angepasst und liegen für Liefer- und Dienstleistungen im mittleren fünfstelligen Bereich. Wer darüber liegt, muss europaweit ausschreiben. Die Details und den Aufbau der Verordnung fasst die Übersicht zur Vergabeverordnung bei Wikipedia zusammen.

Oberhalb der Schwellenwerte gibt es mehrere Verfahrensarten. Das offene Verfahren steht jedem offen, der die Eignung erfüllt. Beim nicht offenen Verfahren bewerben sich Interessenten zuerst um die Teilnahme. Der Verhandlungsdialog ist selten und komplexen Projekten vorbehalten.

Der typische Ablauf folgt festen Schritten:

1. Die Vergabestelle veröffentlicht die Bekanntmachung mit Leistungsbeschreibung und Fristen.
2. Interessenten laden die Vergabeunterlagen herunter und prüfen sie auf Vollständigkeit.
3. Fragen zum Verfahren werden schriftlich innerhalb der Frist gestellt.
4. Das Angebot wird fristgerecht und in der geforderten Form eingereicht.
5. Die Vergabestelle prüft Eignung und Angebote, fordert fehlende Nachweise nach und wertet aus.
6. Der Zuschlag geht an das wirtschaftlichste Angebot, die anderen Bieter erhalten eine Information.

Ein wichtiger Begriff ist die Eignung. Sie umfasst Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit. Wer diese drei Punkte nicht belegen kann, fliegt raus, selbst wenn das Angebot günstig ist. Die Nachweise sind deshalb kein Anhang, sondern der Kern der Bewerbung.

Die Wertung erfolgt meist über ein Punktesystem. Preis, Qualität, Konzept und Erfahrung werden gewichtet. Die Gewichtung steht in den Vergabeunterlagen. Wer sie ignoriert und nur über den Preis argumentiert, verliert gegen Anbieter mit besserem Konzept.

UVgO für unterschwellige Vergaben: Regeln und Unterschiede

Unterhalb der Schwellenwerte gilt die UVgO. Sie ist keine EU-Verordnung, sondern eine Verwaltungsvorschrift des Bundes, die von den Ländern übernommen wurde. Für Freiberufler bedeutet das: weniger Formalien, kürzere Fristen, oft direktes Verfahren.

Die UVgO kennt die öffentliche Ausschreibung, die beschränkte Ausschreibung und die freihändige Vergabe. Bei kleinen Aufträgen darf die Vergabestelle direkt anbieten. Das ist die Chance für Freiberufler, die bei der Kommune bekannt sind und gute Arbeit geliefert haben.

Der Unterschied zur VgV liegt vor allem im Aufwand. Es gibt keine europaweite Bekanntmachung, keine elektronische Vergabeplattform als Pflicht und kürzere Angebotsfristen. Die Grundsätze bleiben aber gleich: Gleichbehandlung, Transparenz und Wirtschaftlichkeit.

Viele Bundesländer haben eigene Vergabeordnungen erlassen, etwa Nordrhein-Westfalen, Bayern und Baden-Württemberg. Sie orientieren sich an der UVgO, weichen aber im Detail ab. Wer regelmäßig für eine Kommune arbeitet, sollte deren konkrete Regelung kennen.

Ein Beispiel: Bei freiberuflichen Leistungen wie Architektur und Ingenieurwesen greift zusätzlich die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure, kurz HOAI. Sie setzt Honorarrahmen, die bei öffentlichen Auftraggebern als Orientierung dienen. Wer unter diesen Rahmen bietet, riskiert Nachfragen zur Wirtschaftlichkeit.

Eignungsnachweise und Referenzen richtig zusammenstellen

Eignungsnachweise sind der Teil der Bewerbung, der am häufigsten zu Ausschlüssen führt. Typische Unterlagen sind Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung, Berufshaftpflichtversicherung, Umsatzangaben der letzten Jahre und Referenzen.

Für Freiberufler sind Referenzen das wichtigste Element. Drei bis fünf vergleichbare Projekte genügen meist. Wichtig ist die Vergleichbarkeit: ähnliche Leistung, ähnlicher Umfang, ähnlicher Auftraggeber. Ein Großprojekt für einen Konzern hilft bei einer Kommunalausschreibung wenig, wenn dort kleine Gutachten gefragt sind.

Jede Referenz sollte knapp und prüfbar sein. Nennen Sie Auftraggeber, Zeitraum, Leistung und Ergebnis. Auf Wunsch der Vergabestelle können Ansprechpartner genannt werden. Erfundene oder aufgebauschte Referenzen fallen spätestens bei der Nachprüfung auf und führen zum Ausschluss.

Die Berufshaftpflicht ist bei planenden Berufen Pflicht. Die Deckungssumme muss zur Leistung passen. Wer für ein Bauprojekt bietet, braucht eine andere Police als jemand, der Texte schreibt. Prüfen Sie vor der Bewerbung, ob Ihre Versicherung die geforderte Höhe abdeckt.

Steuerliche Unterlagen gehören ebenfalls dazu. Dazu zählen Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt und Sozialkassen. Bei Freiberuflern mit Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz entfällt die Umsatzsteuer, was bei der Preisgestaltung zu beachten ist.

Eine Checkliste für die Mappe:

• Aktuelle Gewerbe- oder Berufsanmeldung
• Nachweis der Berufshaftpflicht mit Deckungssumme
• Drei bis fünf vergleichbare Referenzen mit Ansprechpartnern
• Umsatzangaben der letzten drei Jahre
• Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt und Kassen
• Erklärung zur Zuverlässigkeit und zum Ausschluss von Interessenkonflikten

Projektabläufe planen: Fristen, Förmlichkeiten und Kommunikation mit Vergabestellen

Projektabläufe planen heißt bei öffentlichen Aufträgen vor allem: Rückwärts vom Abgabetermin rechnen. Wer erst eine Woche vor Fristende beginnt, verliert. Die Unterlagen sind umfangreich, Fragen brauchen Antwortzeit, und Formfehler kosten den Zuschlag.

Planen Sie mindestens drei bis vier Wochen Vorlauf. In der ersten Woche sichten Sie die Unterlagen und notieren offene Punkte. In der zweiten Woche stellen Sie Fragen und sammeln Nachweise. In der dritten Woche schreiben Sie das Konzept. Die letzte Woche bleibt für Kontrolle und Einreichung.

Die Kommunikation mit der Vergabestelle läuft schriftlich. Fragen stellen Sie über die vorgesehene Plattform oder per E-Mail an die genannte Kontaktperson. Telefonische Absprachen sind riskant, weil sie nicht dokumentiert sind. Alles, was den Zuschlag beeinflussen kann, gehört in eine nachvollziehbare Nachricht.

Förmlichkeiten sind keine Nebensache. Angebote müssen oft in Papierform mit Unterschrift oder elektronisch mit qualifizierter Signatur eingehen. Ein Angebot per einfacher E-Mail ist ungültig. Auch die äußere Kennzeichnung, etwa als verschlossener Umschlag mit Absender, kann vorgeschrieben sein.

Fristen sind Ausschlussfristen. Ein Angebot, das eine Minute zu spät kommt, wird nicht gewertet, egal wie gut es ist. Planen Sie Puffer ein, besonders bei Postversand. Bei elektronischer Einreichung prüfen Sie vorher, ob Ihr Zugang funktioniert.

Wer zum ersten Mal bietet, sollte den Ablauf mit einem erfahrenen Kollegen durchgehen. Der Bundesverband Freier Berufe und das Institut für Freie Berufe an der Universität Erlangen-Nürnberg bieten Orientierung zu freiberuflichen Themen. Für Vergabefragen lohnt der Blick in die Gesetzestexte im Gesetzesportal Gesetze im Internet, das die aktuellen Fassungen bereithält.

Häufige Fehler bei Angeboten und wie Sie sie vermeiden

Der häufigste Fehler ist ein unvollständiges Angebot. Fehlt ein Nachweis, wird das Angebot ausgeschlossen, auch wenn der Rest passt. Arbeiten Sie mit der Reihenfolge aus den Vergabeunterlagen und haken Sie jeden Punkt ab.

Der zweite Fehler ist der falsche Preis. Bei öffentlichen Aufträgen muss der Preis die Leistung abdecken. Ein Dumpingpreis führt zu Nachfragen und im schlimmsten Fall zum Ausschluss wegen unangemessenen Angebots. Kalkulieren Sie mit Ihren echten Stundensätzen und den Vorgaben der HOAI, des Rechtsanwaltsvergütungsgesetzes oder der Steuerberatervergütungsverordnung, wenn diese greifen.

Der dritte Fehler ist die Missachtung der Wertungskriterien. Viele Bieter schreiben ein gutes Konzept, gehen aber nicht auf die geforderten Punkte ein. Lesen Sie die Bewertungsmatrix genau und beantworten Sie jede Position. Was nicht im Angebot steht, kann nicht bewertet werden.

Der vierte Fehler ist die unklare Kommunikation. Fragen werden zu spät gestellt oder gar nicht. Dadurch bleiben Unklarheiten bis zur Abgabe. Stellen Sie Fragen früh und schriftlich, solange die Frist dafür läuft.

Der fünfte Fehler ist die fehlende Nachkalkulation. Wer einen Auftrag gewonnen hat, sollte die eigenen Aufwände erfassen. Nur so lernen Sie für die nächste Ausschreibung, ob der Preis gestimmt hat. Öffentliche Auftraggeber schreiben oft wieder aus, und Stammkunden unter den Vergabestellen sind Gold wert.

Ein Praxisbeispiel: Ein freiberuflicher IT-Berater bewirbt sich bei einer Kommune um die Betreuung eines Fachverfahrens. Er reicht ein gutes Konzept ein, vergisst aber den Nachweis der Berufshaftpflicht. Das Angebot wird ausgeschlossen. Beim zweiten Versuch legt er eine vollständige Mappe an, stellt vorab zwei Fragen zur Leistungsbeschreibung und gewinnt den Auftrag.

Wo Sie Ausschreibungen finden: BAFA und öffentliche Vergabeportale

Ausschreibungen des Bundes laufen über zentrale Plattformen. Ein Beispiel ist das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, das eigene Vergaben veröffentlicht. Die Ausschreibungen des BAFA zeigen, wie solche Bekanntmachungen aufgebaut sind und welche Unterlagen gefordert werden.

Für unterschwellige Vergaben nutzen Kommunen eigene Portale oder Bekanntmachungsblätter. Viele Städte und Landkreise veröffentlichen ihre Ausschreibungen online. Wer regelmäßig für eine Region arbeitet, sollte dort ein Abo einrichten.

Die Länder betreiben eigene Vergabeplattformen. In Nordrhein-Westfalen, Bayern, Baden-Württemberg und Sachsen gibt es unterschiedliche Systeme, ebenso in Berlin und Hamburg. Wer überregional bietet, muss sich in mehreren Portalen registrieren.

Ein nützlicher Einstieg ist der Blick in das Vergaberecht selbst. Die Teilliste L im Gesetzesportal bündelt Leistungs- und Vergaberecht, also die Verordnungen, auf denen die Verfahren beruhen. Wer die Systematik kennt, findet sich in jeder Bekanntmachung schneller zurecht.

Neben den Portalen helfen Fachverbände und Kammern. Sie informieren über neue Schwellenwerte und Änderungen der Verordnungen. Wer dort Mitglied ist, bekommt Hinweise oft früher als über die allgemeine Suche.

Häufige Fragen

Brauche ich für öffentliche Aufträge eine bestimmte Rechtsform? Nein. Auch Einzelunternehmer und Freiberufler können bieten. Entscheidend sind Eignung, Nachweise und die fristgerechte Abgabe.

Was passiert, wenn ich einen Nachweis vergesse? Fehlende Unterlagen führen in der Regel zum Ausschluss. Manche Vergabestellen fordern Nachweise nach, dazu sind sie aber nicht verpflichtet.

Gilt die VgV oder die UVgO für meinen Auftrag? Das hängt vom Auftragswert ab. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt die VgV, darunter die UVgO oder die jeweilige Landesregelung.

Kann ich als Freiberufler bei mehreren Vergabestellen gleichzeitig bieten? Ja. Es gibt keine allgemeine Begrenzung. Achten Sie aber auf Ausschlussgründe wie Interessenkonflikte bei konkurrierenden Auftraggebern.

Wie wichtig ist der Preis im Vergleich zum Konzept? Das legt die Vergabestelle in den Unterlagen fest. Meist zählt beides, oft mit unterschiedlicher Gewichtung. Lesen Sie die Wertungskriterien genau.

Wo finde ich die aktuellen Schwellenwerte? Sie werden regelmäßig angepasst und in den einschlägigen Verordnungen sowie auf den Vergabeportalen bekannt gegeben. Prüfen Sie vor jeder Bewerbung die geltende Fassung.