Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG und Reverse-Charge bei EU-Aufträgen

Das Wichtigste auf einen Blick

Stand: Gesetzestext des Umsatzsteuergesetzes, abgerufen am 28. Oktober 2026, zuletzt geändert durch Art. 5 G v. 29.6.2026 I Nr. 197.

Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Umsatzgrenzen und Rechtsfolgen

Die Kleinunternehmerregelung ist für viele Freiberufler der Einstieg in die Selbstständigkeit. Sie erspart den Aufwand für Umsatzsteuer-Voranmeldungen und den Ausweis von Umsatzsteuer auf der Rechnung.

Die Regelung steht in § 19 UStG. Nach dem aktuellen Gesetzestext knüpft sie an zwei Grenzen an: Der Gesamtumsatz darf im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz, nicht der Gewinn.

Die beiden Umsatzgrenzen nach § 19 Abs. 1 UStG und die EU-weite Grenze nach Abs. 4. Quelle: Umsatzsteuergesetz § 19, gesetze-im-internet.de (Gesetzestext, abgerufen am 28. Oktober 2026).

Kurz gefasst: Vorjahr höchstens 25.000 Euro, laufendes Kalenderjahr höchstens 100.000 Euro, EU-weite Grenze für in anderen EU-Staaten ansässige Unternehmer 100.000 Euro.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Umsatz und Honorar. Der Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet. Es zählt also, was tatsächlich bei Ihnen eingegangen ist, nicht, was Sie in Rechnung gestellt haben. Bei einem Architekturbüro in München oder einem Steuerberater in Hannover sind deshalb die Zahlungseingänge des Jahres maßgeblich, abzüglich der im Gesetz genannten Umsätze (§ 19 Abs. 2 UStG).

Überschreitet der Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro, ist die Voraussetzung nach § 19 Abs. 1 UStG nicht mehr erfüllt. Ab welchem Umsatz genau Umsatzsteuer auszuweisen ist und ob Übergangsregeln gelten, ist in diesem Beitrag nicht geprüft. Klären Sie das mit Ihrem Steuerberater oder dem Finanzamt, bevor Sie sich der Grenze nähern.

Was der Status für die Rechnung bedeutet

Ein Kleinunternehmer weist keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört auf die Rechnung der Hinweis, dass wegen der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Für Rechnungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten gelten zusätzliche Angaben. Sie stehen weiter unten im Abschnitt zu EU-Aufträgen.

Wann sich der Verzicht auf die Steuerbefreiung lohnt

Der Verzicht auf die Steuerbefreiung ist eine bewusste Entscheidung. Wer ihn erklärt, behandelt alle Umsätze als steuerpflichtig, weist Umsatzsteuer aus und zieht im Gegenzug Vorsteuer aus Investitionen und laufenden Kosten.

Merksatz: Der Verzicht ist gegenüber dem Finanzamt zu erklären und bindet mindestens für fünf Kalenderjahre. Die Erklärung ist bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres gegenüber dem Finanzamt abzugeben und unwiderruflich. Beides steht in § 19 UStG. Wer sich einmal entschieden hat, kommt so schnell nicht zurück.

Ob sich der Schritt rechnet, hängt von der Kostenstruktur ab. Ein IT-Freiberufler mit teurer Hardware, Softwarelizenzen und Weiterbildungen hat viel Vorsteuer. Ein Übersetzer mit geringen Betriebsausgaben hat wenig.

Das folgende Rechenbeispiel für einen freiberuflichen Grafiker in Leipzig mit 60.000 Euro Jahresumsatz ist eine Modellrechnung, keine gesetzliche Vorgabe. Die Spalte Kleinunternehmer setzt voraus, dass die Voraussetzungen nach § 19 UStG erfüllt sind.

Für den Kunden ist der Kleinunternehmer günstiger, für den Freiberufler die Regelbesteuerung, sobald er investiert. Bei Firmenkunden fällt der Preisunterschied oft weniger ins Gewicht, weil diese die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückholen.

Der Verzicht lohnt sich besonders, wenn Auftraggeber selbst vorsteuerabzugsberechtigt sind. Er lohnt sich selten, wenn die Kundschaft überwiegend privat ist und Preise vergleicht.

Rechnungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten (§ 3a Abs. 2, § 14a UStG)

Bei Aufträgen von Unternehmern in anderen EU-Staaten gilt ein anderes Prinzip. Nach § 3a Abs. 2 UStG wird eine sonstige Leistung an einen Unternehmer dort ausgeführt, von wo aus der Empfänger sein Unternehmen betreibt. Liegt dieser Ort in einem anderen EU-Staat, fällt in Deutschland keine Umsatzsteuer an. Das ist die Grundregel für freiberufliche Leistungen wie Beratung, Design oder Programmierung an Unternehmer. Abweichende Regeln bleiben vorbehalten, etwa für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 3a Abs. 3 UStG).

Wird die Steuer in dem anderen Mitgliedstaat vom Leistungsempfänger geschuldet, verlangt § 14a UStG eine Rechnung mit der Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Die Rechnung ist bis zum 15. Tag des Monats auszustellen, der auf den Monat der Leistung folgt. Sie nennt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers und die des Leistungsempfängers.

Zur Abgrenzung: § 13b UStG regelt den umgekehrten Fall. Er betrifft sonstige Leistungen eines in einem anderen EU-Staat ansässigen Unternehmers, die nach § 3a Abs. 2 in Deutschland steuerpflichtig sind. Für Ihre Rechnung an einen EU-Kunden ist § 13b UStG also nicht die Grundlage.

Für die Praxis entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Unternehmen und Privatpersonen. Die beschriebene Regel gilt für Leistungen an Unternehmer. Für Privatkunden gilt eine andere Regel, siehe den Abschnitt zu grenzüberschreitenden Projekten.

Reverse-Charge Schritt für Schritt

Kleinunternehmer aus anderen EU-Staaten (§ 19 Abs. 4 UStG)

Auch für Unternehmer, die in einem anderen EU-Staat ansässig sind, gibt es eine Kleinunternehmerregelung. Sie steht in § 19 Abs. 4 UStG. Die Voraussetzung ist ein EU-weiter Jahresumsatz von höchstens 100.000 Euro: Er darf im vorangegangenen Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr nicht überschreiten. Hinzu kommt eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.

Für Sie als Auftraggeber in Deutschland heißt das: Ein Freiberufler aus einem anderen EU-Staat kann unter diese Regel fallen und eine solche Nummer führen. Wie Sie eine entsprechende Rechnung steuerlich behandeln, ist hier nicht geprüft. Die praktische Reichweite der Regel ist ebenfalls offen, prüfen Sie den aktuellen Gesetzestext und fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.

USt-IdNr. prüfen mit VIES und Dokumentationspflichten

Die Nummer des Leistungsempfängers muss auf der Rechnung stehen. Deshalb gehört die Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden zur Vorbereitung jeder EU-Rechnung.

Als Praxis-Empfehlung, nicht als Vorgabe aus den hier geprüften Gesetzestexten: Fragen Sie die Nummer vor jedem neuen Auftrag ab, etwa über das VIES-Portal der EU-Kommission, und halten Sie das Ergebnis mit Datum und Uhrzeit fest. Bei längerer Zusammenarbeit ist eine regelmäßige Wiederholung sinnvoll.

Die Dokumentation sollte nachvollziehbar sein. Neben dem Prüfergebnis gehören der Name des Kunden, die Rechnungsnummer und das Leistungsdatum in die Unterlagen.

Wenn die Nummer fehlt oder sich nicht bestätigen lässt

Welche steuerlichen Folgen eine ungültige USt-IdNr. oder ein nicht belegter Unternehmerstatus des Kunden hat, ist in diesem Beitrag nicht geprüft. Klären Sie solche Fälle vor der Rechnungsstellung mit Ihrem Steuerberater. Am einfachsten ist es, die Nummer vor der Leistungserbringung abzufragen.

Rechnungsstellung bei EU-Kunden: Pflichtangaben und Fallstricke

Für Leistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten nennt § 14a UStG besondere Angaben. Der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft ist der wichtigste Punkt. Er lautet nach dem Gesetz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Daneben gehören nach § 14a Abs. 1 UStG die USt-IdNr. beider Seiten auf die Rechnung, und sie ist bis zum 15. Tag des Folgemonats auszustellen.

Ein häufiger Fehler ist die Angabe des falschen Leistungszeitraums. Bei laufenden Projekten sollte der Zeitraum klar abgegrenzt sein. Ein weiterer Fehler ist die fehlende USt-IdNr. des Kunden, obwohl sie vorliegt. Wie Sie Leistungsort und USt-IdNr. schon im Angebot festhalten, zeigt der Ratgeber zu Angebotstexten mit Pflichtangaben.

§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG nimmt für Kleinunternehmer die Angabe der USt-IdNr. nach § 14a Abs. 1 Satz 3 von der Anwendung aus. Offen ist, wie sich das bei einer Leistung mit Leistungsort im EU-Ausland auswirkt und ob ein Kleinunternehmer neben dem Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auch den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft und beide USt-IdNr. auf die Rechnung setzen muss. Aus den hier geprüften Gesetzestexten lässt sich das nicht eindeutig beantworten. Klären Sie es mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie die erste EU-Rechnung stellen.

Honorare berechnen mit und ohne Umsatzsteuer: Beispielrechnungen

Welche Gebührenordnung für Ihren Beruf gilt, erklärt der Beitrag zu Honorare nach HOAI, RVG und StBVV. Unabhängig davon müssen Sie entscheiden, ob ein Honorar netto oder brutto gemeint ist. Diese Frage entscheidet über den tatsächlichen Zahlungseingang.

Ein Kleinunternehmer in Berlin rechnet mit einem Unternehmer in Österreich ab. Er vereinbart ein Projekt für 8.000 Euro. Die Rechnung lautet über 8.000 Euro netto, ohne deutsche Umsatzsteuer. Welche Pflichtangaben dabei für einen Kleinunternehmer gelten, ist oben als offen gekennzeichnet. Der Freiberufler erhält 8.000 Euro. Die Kleinunternehmerregelung ändert daran nichts, weil der Leistungsort nach § 3a Abs. 2 UStG in Österreich liegt, wo der Kunde sein Unternehmen betreibt.

Derselbe Freiberufler mit Regelbesteuerung rechnet an eine Privatperson in Deutschland ab. Die Rechnung lautet über 8.000 Euro netto plus 1.520 Euro Umsatzsteuer, also 9.520 Euro brutto. Der Kunde zahlt den Bruttobetrag, der Freiberufler führt 1.520 Euro ab.

Für die Kalkulation ist der Unterschied erheblich. Bei 20.000 Euro Jahresumsatz und 6.000 Euro Betriebsausgaben zieht der Regelbesteuerer 1.140 Euro Vorsteuer, der Kleinunternehmer nichts. Dafür muss der Regelbesteuerer die vereinnahmte Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und trägt mehr Aufwand für Voranmeldungen. Wie Sie die Umsatzsteuer im Honorar berücksichtigen, zeigt der Beitrag zum Stundensatz mit Umsatzsteuer kalkulieren.

Grenzüberschreitende Projekte planen und typische Fehler vermeiden

Grenzüberschreitende Projekte scheitern selten am fachlichen Können. Sie scheitern an Formalien, die vor Projektbeginn geklärt werden müssen.

Der Vertrag sollte Leistungsort, USt-IdNr. des Kunden und Währung festhalten. Bei Rechnungen in Fremdwährung braucht es einen klaren Umrechnungskurs, sonst weichen Rechnungsbetrag und Zahlungseingang voneinander ab.

Für Leistungen an Privatkunden nennt § 3a Abs. 1 UStG als allgemeine Regel den Ort, von dem aus Sie Ihr Unternehmen betreiben. Für bestimmte Leistungen gibt es Ausnahmen (§ 3a Abs. 2 bis 8, § 3b und § 3e UStG), die hier nicht geprüft wurden. Welche Regel für Ihre Leistung an einen Privatkunden im EU-Ausland gilt, klären Sie vor dem ersten Auftrag mit Ihrem Steuerberater.

Typische Planungsfehler:

Wer die Formalien beherrscht, kann sich auf die fachliche Arbeit konzentrieren. Wer sie vernachlässigt, zahlt am Ende Steuern, die er nicht schuldet.

Häufige Fragen

Welche Umsatzgrenzen gelten für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?

Nach dem aktuellen Gesetzestext darf der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Der Gesamtumsatz wird nach vereinnahmten Entgelten berechnet. Wie sich eine Überschreitung im Einzelnen auswirkt, ist in diesem Beitrag nicht geprüft; klären Sie das mit Ihrem Steuerberater.

Welche Angaben braucht die Rechnung an EU-Unternehmen?

Nach § 14a UStG den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ sowie die USt-IdNr. des Unternehmers und die des Leistungsempfängers. Die Rechnung ist bis zum 15. Tag des Monats auszustellen, der auf den Monat der Leistung folgt. Für Kleinunternehmer ist die Anwendung dieser Angaben offen, siehe den Abschnitt zur Rechnungsstellung bei EU-Kunden.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Zusammenfassende Meldung abgeben?

§ 19 Abs. 1 UStG lässt für Kleinunternehmer unter anderem die Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1 bis 4 entfallen. § 18a UStG, die Zusammenfassende Meldung, wird dort nicht genannt. Nach § 18a UStG ist für sonstige Leistungen, die im übrigen Gemeinschaftsgebiet steuerpflichtig sind, vierteljährlich bis zum 25. Tag nach Ablauf des Kalendervierteljahres zu melden. Eine pauschale Befreiung für Kleinunternehmer lässt sich daraus nicht ableiten. Klären Sie Ihren Fall mit Ihrem Steuerberater.

Wie lange bindet der Verzicht auf die Steuerbefreiung?

Mindestens fünf Kalenderjahre. Die Erklärung ist gegenüber dem Finanzamt unwiderruflich und bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres abzugeben.

Gilt Reverse-Charge auch bei Privatkunden in der EU?

Die beschriebene B2B-Regel gilt für Leistungen an Unternehmer. Für Privatkunden gilt die allgemeine Regel nach § 3a Abs. 1 UStG, also der Ort Ihres Unternehmens. Ausnahmen sind hier nicht geprüft.

Welche Unterlagen brauche ich bei einer Betriebsprüfung?

Rechnungen, Verträge, Nachweise zur USt-IdNr. des Kunden und der Meldungen nach § 18a UStG. Welche Unterlagen im Einzelfall verlangt werden, legt das Finanzamt fest.

Methodik

Zahlen und Gesetzeswortlaut stammen aus dem amtlichen Text des Umsatzsteuergesetzes auf gesetze-im-internet.de (§§ 3a, 13b, 14a, 18a und 19), abgerufen am 28. Oktober 2026 und mit dem gespeicherten Seitentext abgeglichen. Für keine Zahl wurde eine kommerzielle oder sekundäre Quelle verwendet. Der Beginn der aktuellen Grenzen und die praktische Reichweite der EU-weiten Regel sind hier nicht belegt; maßgeblich ist der aktuelle Gesetzestext. Der Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.

Zitierhinweis

Freiberufswege (2026). Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG und Reverse-Charge bei EU-Aufträgen. https://freiberufswege.de/kleinunternehmerregelung-19-ustg-reverse-charge-eu (abgerufen am 28. Oktober 2026).