Leistungsangebote entwickeln: Pakete, Preise und Abgrenzung für Freiberufler

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein verkaufbares Paket nennt Ergebnis, Umfang, Ausschlüsse, Preis, Mitwirkung und Zeitraum.
• Vier Marktfelder geben die Ordnung vor: Beratung nach BDU, IT nach Bitkom, Handwerk nach HWK, Text nach IHK.
• Beispielpakete reichen von 149 Euro netto für einen Wartungscheck bis 12.500 Euro netto für eine Komplettsanierung.
• Pauschalhonorare brauchen prüfbare Abnahmekriterien, sonst wird jede Nachbesserung unbezahlte Arbeit.
• Ausschlussliste und Nachtragsregel entscheiden darüber, ob ein Projekt profitabel bleibt.

Leistungspakete für vier Marktfelder, mit Beispielpreisen

Ein Paket ist eine Vorentscheidung. Sie legen Ergebnis, Umfang und Preis fest, bevor der Kunde fragt. Der Kunde wählt dann zwischen Varianten und nicht zwischen Ihnen und einem Wettbewerber.

Ein Paketname besteht aus drei Teilen: Feld, Zielgruppe und Ergebnis. "Prozess-Check für Maschinenbauer" ist ein Name. "Beratung" ist keiner.

Bauen Sie zwei oder drei Stufen. Eine Grundstufe liefert das Ergebnis in einfacher Form. Eine zweite Stufe ergänzt Umsetzung oder Dokumentation. Eine dritte Stufe bindet die Betreuung über einen festen Zeitraum. Jede weitere Stufe erhöht den Preis um etwa die Hälfte der vorherigen.

Die folgenden Pakete sind Beispielrechnungen. Passen Sie Mengen, Laufzeiten und Preise an Ihre Kosten an. Als Preisangabe steht immer der Nettobetrag und daneben der Bruttobetrag mit 19 Prozent Umsatzsteuer.

Beratung: Pakete nach den Feldern des BDU

Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen führt in seiner Branchenstatistik Felder wie Strategie, Organisation, Prozess, Personal und IT. Diese Felder kennt der Einkauf. Setzen Sie den Paketnamen aus Feld, Zielgruppe und Ergebnis zusammen.

"Prozess-Check": zwei Workshops, Prozesslandkarte mit zehn Hauptschritten, 1.200 Euro netto und 1.428 Euro brutto.

"Prozess-Werkstatt": Aufnahme von zehn Interviews, Maßnahmenplan mit Aufwandsschätzung, fünf Arbeitstage, 4.500 Euro netto und 5.355 Euro brutto.

"Umsetzungsbegleitung": drei Monate, zwei Beratungstage je Monat, 5.400 Euro netto und 6.426 Euro brutto, zahlbar in drei Monatsraten zu 1.800 Euro netto.

Der Tagessatz liegt in diesen Beispielen bei 900 Euro netto. Grundlage sind sechs bis acht Arbeitsstunden je Beratungstag. Rechnen Sie Reisezeiten und Vorbereitung in diesen Satz ein. Bei kleinen Aufträgen setzen Sie ein Mindestvolumen von einem Tag fest.

IT: Pakete nach den Segmenten von Bitkom

Der Digitalverband Bitkom trennt den Markt nach Segmenten wie IT-Services, Software und Telekommunikation. Freiberufliche Entwickler und Administratoren ordnen ihr Paket dem Segment zu, in dem der Kunde einkauft. Rechtliche Fragen von der Vertragsgestaltung bis zum Datenschutz bündelt Bitkom im Themenbereich Recht.

"Code-Audit": Review von zwanzigtausend Zeilen Code, schriftlicher Befund, zwei Arbeitstage, 1.600 Euro netto und 1.904 Euro brutto.

"Feature-Festpreis": Umsetzung eines abgegrenzten Moduls mit Tests und Übergabe, zwölf Arbeitstage, 9.600 Euro netto bei 800 Euro Tagessatz.

"Betriebspaket": Wartung, Updates und Monitoring, acht Stunden monatlich, 760 Euro netto pro Monat, Laufzeit zwölf Monate.

Der Stundensatz folgt aus dem Tagessatz. Bei acht Stunden und 800 Euro Tagessatz liegt er bei 100 Euro netto. Standardisieren Sie die Leistungsstufen, nicht die Technik. Technische Details gehören in die Leistungsbeschreibung.

Handwerk: Pakete nach Handwerksordnung und VOB/B

Handwerksleistungen unterliegen der Handwerksordnung. Die Handwerkskammern unterscheiden zulassungspflichtige Handwerke nach Anlage A und zulassungsfreie Handwerke nach Anlage B. Für ein zulassungspflichtiges Handwerk brauchen Sie die Eintragung in die Handwerksrolle. Ist die VOB/B vereinbart, gelten ihre Regeln für Angebot, Ausführung und Abnahme.

"Heizungs-Check": Anfahrt, Sichtprüfung, Messprotokoll, 149 Euro netto und 177,31 Euro brutto.

"Bad-Sanierung komplett": Festpreis nach Aufmaß, zwölf Positionen, 12.500 Euro netto und 14.875 Euro brutto, Bauzeit vier Wochen.

"Notdienst-Pauschale": Anfahrt und erste halbe Stunde, 189 Euro netto und 224,91 Euro brutto, danach Abrechnung nach Stundensatz.

Prüfen Sie vor jedem Angebot, ob Ihre Leistung unter ein zulassungspflichtiges Handwerk fällt. Ohne Eintragung in die Handwerksrolle dürfen Sie diese Leistung nicht anbieten.

Text: Pakete nach Seite, Zeile und Wort

Text- und Sprachdienstleistungen ordnen die Industrie- und Handelskammern über das Bestellungsverfahren für Übersetzer und Dolmetscher. Die IHK bestellt und vereidigt Sprachmittler und führt öffentliche Listen. Freie Redakteure und Texter fallen nicht unter dieses Verfahren; sie melden eine freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit an.

"Website-Textbasis": fünf Seiten mit je 1.800 Zeichen, zwei Korrekturschleifen, 900 Euro netto und 1.071 Euro brutto.

"Fachartikel-Paket": vier Artikel mit je 6.000 Zeichen, Redaktionsplan und Quellenliste, 1.600 Euro netto und 1.904 Euro brutto.

"Übersetzungspaket": Abrechnung nach Übersetzerzeile mit 55 Zeichen, 1,80 Euro netto je Zeile, Mindestabnahme 500 Zeilen.

Übliche Abrechnungsgrößen sind die Normseite mit 1.800 Zeichen und die Übersetzerzeile mit 55 Zeichen. Nennen Sie die Einheit im Angebot, weil Kunden sonst Zeichen, Wörter und Seiten verwechseln.

Marktfeld	Ordnung	Rechnungseinheit	Beispielpreis netto
Beratung	BDU-Felder	Tagessatz	900 Euro je Tag
IT	Bitkom-Segmente	Stundensatz oder Festpreis	800 Euro je Tag
Handwerk	Handwerksordnung und VOB/B	Aufmaß und Leistungsposition	149 Euro je Check
Text	IHK-Sprachmittler, freies Gewerbe	Seite, Zeile oder Wort	1,80 Euro je Zeile

Jedes Feld hat eine eigene Rechnungseinheit. Übernehmen Sie die Einheit Ihres Feldes, weil der Einkauf sie kennt. Wer als Berater nach Stunden abrechnet, senkt den wahrgenommenen Wert seiner Leistung.

Fünf Schritte vom Können zum verkaufbaren Paket

Jede freiberufliche Tätigkeit beginnt mit einer Fähigkeit. Verkaufbar wird sie erst durch einen festen Rahmen. Wer Leistungsangebote entwickeln will, beschreibt zuerst das Ergebnis beim Kunden und danach die eigene Arbeit. Der Kunde kauft ein Ergebnis, keine Stundenliste.

1. Ergebnis festlegen: Was liegt am Ende vor, in welcher Form und in welcher Menge?
2. Umfang schneiden: Welche Aufgaben gehören dazu, welche ausdrücklich nicht?
3. Mitwirkung benennen: Welche Daten, Freigaben und Ansprechpartner stellt der Kunde bereit?
4. Preis setzen: Stundensatz, Tagessatz oder Pauschale, jeweils mit Angabe der Umsatzsteuer.
5. Abnahme regeln: Wer prüft was, in welcher Frist, mit welcher Folge bei Verzug?

Der erste Satz lautet zum Beispiel: "Nach vier Wochen liegt ein geprüfter Datensatz vor." Dieser Satz ist ein Ergebnis. "Ich unterstütze Sie bei Datenfragen" ist keines. Aus dem Ergebnissatz leiten Sie Umfang, Mitwirkung und Preis ab.

Halten Sie die Pakete stabil. Wer für jeden Interessenten neu zuschneidet, verkauft Stunden und verliert die Kalkulationsbasis. Ein stabiles Paket lässt sich bepreisen, wiederholen und empfehlen.

Prüfen Sie jedes Paket an drei echten Angeboten der letzten zwei Jahre. Passt der Aufwand zum Preis? Falls nein, ändern Sie den Umfang und nicht den Preis.

Preise kalkulieren: Stundensatz, Tagessatz und Pauschalhonorar

Der Preis folgt aus Kosten, Auslastung und Markt. Rechnen Sie zuerst Ihre Kosten: Büro, Software, Versicherungen, Altersvorsorge, Steuerberatung und Fortbildung. Addieren Sie danach Ihren Gewinn. Teilen Sie die Summe durch die fakturierbaren Tage und nicht durch die Kalendertage.

Fakturierbare Tage liegen je nach Feld zwischen 120 und 180 im Jahr. Der Rest geht an Urlaub, Krankheit, Akquise, Verwaltung und Weiterbildung. Wer mit 220 Tagen rechnet, kalkuliert zu niedrig und arbeitet zu billig.

Drei Preisformen sind üblich.

• Stundensatz: einfach zu vereinbaren, belohnt aber langsames Arbeiten.
• Tagessatz: passt zu Beratung und Analyse mit offenem Aufwand.
• Pauschalhonorar: passt zu klar beschriebenen Ergebnissen mit planbarem Aufwand.

Kalkulieren Sie mit einem Puffer. Setzen Sie auf jeden Paketpreis zehn Prozent für Nacharbeit und Abstimmung. Bei Festpreisen ist dieser Puffer Ihre Versicherung gegen unklare Mitwirkung.

Nennen Sie Preise netto und nennen Sie den Umsatzsteuersatz. In Deutschland gilt der Regelsteuersatz von 19 Prozent; für bestimmte Leistungen gilt 7 Prozent. Klären Sie die Einordnung mit der Steuerberatung, weil sie von der konkreten Leistung abhängt.

Als Kleinunternehmer nach Paragraf 19 des Umsatzsteuergesetzes weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Die Grenzen liegen seit 2025 bei 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Dann vermerken Sie auf der Rechnung: "Keine Umsatzsteuer nach Paragraf 19 UStG."

Bei Kunden in anderen EU-Staaten gilt für viele sonstige Leistungen die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft. Die Umsatzsteuer schuldet dann der Leistungsempfänger. Bei Kunden außerhalb der EU ist die Leistung häufig nicht steuerbar. Klären Sie das vor der Rechnungsstellung, weil fehlerhafte Umsatzsteuer Geld kostet.

Weisen Sie Zahlungsziele aus. Üblich sind 14 oder 30 Tage nach Rechnungsdatum, bei größeren Aufträgen mit Teilrechnungen. Ein Skonto von 2 Prozent bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen wirkt gegen Zahlungsverzug.

Rabatte geben Sie nur gegen eine Gegenleistung: längere Laufzeit, Vorauszahlung oder Referenzfreigabe. Ein Rabatt ohne Gegenleistung senkt die Marge und hebt sich nicht wieder auf.

Erhöhen Sie Preise mit Vorlauf. Kündigen Sie neue Preise drei Monate vorher schriftlich an und nennen Sie den Grund: gestiegene Kosten oder erweiterter Umfang.

Zur Honorarpraxis von IT-Freiberuflern finden Sie im Freelancer-Wissen von GULP Marktdaten sowie Hinweise zu Angeboten und Verträgen. Vergleichen Sie solche Werte mit Ihrer Kalkulation, bevor Sie einen Preis senken.

Rechenbeispiel: Tagessatz und Pauschale gegenüberstellen

Beispielrechnung für eine freiberufliche Beraterin für Prozessoptimierung. Ihr Zielumsatz liegt bei 96.000 Euro netto im Jahr. Sie rechnet mit 140 fakturierbaren Tagen. Der Tagessatz beträgt 96.000 geteilt durch 140, also rund 686 Euro netto; sie rundet auf 690 Euro.

Bei acht Stunden je Tag entspricht das etwa 86 Euro netto pro Stunde. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer kostet ein Tag den Kunden 821,10 Euro brutto.

Für ein festes Ergebnis bietet sie eine Pauschale an. Der Auftrag umfasst einen Workshop, eine Prozessanalyse und einen Abschlussbericht. Der geplante Aufwand liegt bei sechs Tagen, das sind 4.140 Euro netto nach Tagessatz.

Sie bietet 4.800 Euro netto pauschal an, weil sie Koordination und Risiko einpreist. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer sind das 5.712 Euro brutto.

Die Zahlung teilt sie auf: 50 Prozent bei Auftragserteilung, 50 Prozent nach Abnahme. Ohne diese Aufteilung finanziert sie den Auftrag vor.

Für Textleistungen gilt eine eigene Rechnung. Eine Redakteurin kalkuliert mit 120 fakturierbaren Tagen und einem Zielumsatz von 72.000 Euro netto. Das ergibt 600 Euro netto pro Tag. Bei einer Normseite mit 1.800 Zeichen und vier Seiten pro Arbeitstag liegt der Seitenpreis bei 150 Euro netto, mit 19 Prozent Umsatzsteuer bei 178,50 Euro brutto.

Vergleichen Sie vor jeder Pauschale den erwarteten Aufwand mit dem Preis. Liegt der Aufwand darüber, rechnen Sie nach Tagessatz ab oder erhöhen Sie die Pauschale. Entscheiden Sie das vor dem Angebot und nicht danach.

Leistungsbeschreibung: Muster zum Übernehmen

Die Leistungsbeschreibung ist der wichtigste Teil des Angebots. Sie benennt Ergebnis, Umfang, Ausschlüsse, Mitwirkung, Zeitplan und Preis. Ein Angebot ohne Ausschlüsse wird zur offenen Vereinbarung, und jede Zusatzbitte landet in Ihrer Arbeitszeit.

Ein Muster für ein Beratungspaket zeigt, wie knapp das geht:

"Ergebnis: Prozesslandkarte mit zehn Hauptschritten als PDF, Übergabe am 30. Juni."

"Im Leistungsumfang enthalten: zwei Workshops von je vier Stunden, zehn Interviews, ein Abschlussbericht mit zwölf Seiten, eine Präsentation der Ergebnisse."

"Nicht enthalten: Datenerhebung in Ihren Systemen, Softwarelizenzen, Schulung der Mitarbeiter, Betrieb nach Projektende, rechtliche Prüfung."

"Mitwirkung: ein Ansprechpartner mit Freigabebefugnis, Freigabe von Zwischenständen innerhalb von fünf Arbeitstagen, Zugang zu den Fachbereichen."

"Preis: 4.500 Euro netto zuzüglich 19 Prozent Umsatzsteuer, Zahlung je 50 Prozent bei Auftragserteilung und nach Abnahme."

Trennen Sie Umfang und Abgrenzung in zwei Absätzen. Unter "Im Leistungsumfang enthalten" zählen Sie die Aufgaben mit Mengen auf. Unter "Nicht enthalten" nennen Sie Aufgaben, die Kunden häufig mitdenken. Typische Ausschlüsse sind Übersetzung, Schulung, Datenbeschaffung, Betrieb nach Projektende und rechtliche Prüfung.

Nummerieren Sie Ihre Pakete. "Website-Textbasis 2025" bleibt zwölf Monate gültig. So verhandeln Sie nicht jedes Angebot neu.

Sichern Sie sich Zwischenergebnisse schriftlich ab. Ein Zwischenbericht mit Kundenkommentar belegt den abgestimmten Fortschritt. Änderungswünsche danach behandeln Sie als Nachtrag.

Abnahmekriterien, Fristen und Haftung

Für die Abnahme brauchen Sie Kriterien. Schreiben Sie auf, welche Prüfung Ihr Ergebnis bestehen muss. "Der Bericht enthält alle zehn Prozessschritte" ist prüfbar. "Das Skript läuft ohne Eintrag im Fehlerprotokoll" ist ebenfalls prüfbar. "Hohe Qualität" ist nicht prüfbar.

Legen Sie eine Abnahmefrist fest, üblich sind zehn Arbeitstage nach Übergabe. Läuft die Frist ab, ohne dass der Kunde Mängel benennt, gilt die Leistung als abgenommen. Diese Klausel gehört in den Vertrag und nicht in eine späte E-Mail.

Das Bundesministerium der Justiz fasst die Regeln zu Abnahme und Übergabe im Werkvertrag unter Werkvertrag zusammen. Danach ist der Kunde zur Abnahme verpflichtet, wenn das Werk im Wesentlichen vertragsgemäß hergestellt ist.

Bei Mängeln gilt für Werkleistungen eine Verjährungsfrist von zwei Jahren, bei Bauwerken von fünf Jahren. Diese Fristen beeinflussen Ihre Preisgestaltung, weil Sie Rücklagen für Nacharbeit bilden müssen.

Haftung begrenzen Sie nur mit juristischer Prüfung. Klauseln, die Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit ausschließen, sind unwirksam. Eine Begrenzung auf den Auftragswert ist bei leichter Fahrlässigkeit gegenüber Unternehmern verbreitet, aber nicht in jeder Konstellation wirksam. Lassen Sie Ihre Bedingungen prüfen, bevor Sie sie verwenden.

Wer KI-Werkzeuge in die Leistung einbaut, muss die Pflichten kennen. Der Deutsche Industrie- und Handelskammertag erklärt in KI im Klartext: Vom Paragrafen zur Praxis, was dabei zu beachten ist. Das betrifft Kennzeichnung, Daten und Verantwortung im Projekt.

Abgrenzung mit Ausschlussliste und Nachtragsregel

Abgrenzung beginnt im Angebot und nicht im Gespräch nach der ersten Nachfrage. Wer Ausschlüsse erst nachträglich nennt, verliert den Auftrag oder die Marge.

Checkliste für jede Leistungsbeschreibung:

• Ergebnis in einem Satz mit Termin
• Umfang als Liste mit Mengen
• Ausschlüsse als eigene Liste
• Mitwirkung des Kunden mit Fristen
• Abnahmekriterien, Abnahmefrist, Preis und Zahlungsplan

Änderungen regeln Sie über einen Nachtrag. Legen Sie im Angebot fest, ab welchem Aufwand ein Nachtrag nötig ist. Eine Stunde Kulanz pro Auftrag ist kalkulierbar; unbegrenzte Kulanz ist es nicht.

Setzen Sie eine Aufwandsgrenze für offene Positionen. Bei Abrechnung nach Aufwand schreiben Sie eine Obergrenze fest, ab der Sie Rücksprache halten. Ohne Grenze haftet Ihre Zeit für Entscheidungen des Kunden.

Lehnen Sie Aufträge ab, die nicht zu Ihrem Paket passen. Prüfen Sie drei Fragen: Bringt der Auftrag Ihr Ergebnis in Gefahr? Fehlt die Mitwirkung, die Sie brauchen? Liegt der Preis unter Ihrer Kalkulation? Ein einziges Ja bedeutet Absage.

Diese Absage kostet kurzfristig Umsatz und spart langfristig Zeit. Ein unpassender Auftrag bindet Wochen, blockiert bessere Anfragen und endet häufig mit Streit über den Umfang.

Formulieren Sie eine kurze Absage mit Alternative. Nennen Sie den Grund in einem Satz und einen passenden Anbieter oder Zeitpunkt. So bleibt der Kontakt erhalten und der Interessent kommt bei passenden Themen zurück.

Angebot, Vertrag und Zusammenarbeit

Das Angebot ist ein Dokument und kein Gespräch. Es enthält Datum, Gültigkeit, Leistungsbeschreibung, Preis, Zahlungsplan und Abnahmeregel. Legen Sie eine Gültigkeit von 30 Tagen fest, damit Ihre Preise nicht veralten.

Verweisen Sie auf Ihre Bedingungen. Allgemeine Geschäftsbedingungen gelten nur, wenn sie wirksam einbezogen sind. Bei Verträgen mit Unternehmern genügt häufig der Hinweis im Angebot mit der Möglichkeit der Kenntnisnahme. Im Zweifel lassen Sie die Einbeziehung prüfen.

Arbeiten Sie mit einem kurzen Vertrag statt mit langen Bedingungen. Ein zweiseitiger Vertrag mit Verweis auf das Angebot regelt mehr als ein Standardwerk, das niemand liest.

Für die Zusammenarbeit legen Sie fest, wer Entscheidungen trifft. Ein Ansprechpartner mit Freigabebefugnis verhindert Schleifen. Nennen Sie im Angebot die Rolle und die Reaktionszeit, die Sie erwarten.

Werkzeuge gehören zur Leistung. Projektplan, Ablagestruktur und Statusbericht im festen Format sparen Abstimmungszeit. Ein gemeinsamer Ordner mit klaren Namen ersetzt viele E-Mails.

Rechnungen stellen Sie nach dem Zahlungsplan. Prüfen Sie jede Rechnung auf Leistungszeitraum, Leistungsbeschreibung, Nettobetrag, Umsatzsteuersatz und Zahlungsziel. Fehlt eine Angabe, verzögert sich die Zahlung.

Häufige Fragen

Wie viele Pakete brauche ich?

Zwei bis drei Stufen genügen. Eine Grundstufe, eine erweiterte Stufe und optional eine Betreuungspauschale. Mehr Stufen verlangsamen das Angebot und verwirren den Kunden.

Wie berechne ich meinen Stundensatz?

Kalkulieren Sie von Ihrem Zielumsatz und den fakturierbaren Tagen aus. Ein Beispiel: 96.000 Euro netto bei 140 Tagen ergibt rund 686 Euro netto pro Tag. Marktangaben prüfen Sie gegen diese eigene Rechnung.

Wie grenze ich unbezahlte Mehrarbeit ab?

Über Leistungsbeschreibung, Ausschlussliste und Nachtragsregel. Schreiben Sie auf, ab welchem Aufwand Sie einen Nachtrag anbieten, und halten Sie diese Grenze auch im Kundengespräch ein.

Muss ich als Freiberufler Umsatzsteuer ausweisen?

Regel ist der Satz von 19 Prozent, in Ausnahmen 7 Prozent. Als Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Prüfen Sie die Einordnung mit der Steuerberatung.

Wann gilt eine Leistung als abgenommen?

Wenn der Kunde sie abnimmt oder die vereinbarte Abnahmefrist abläuft, ohne dass er Mängel benennt. Vereinbaren Sie Frist und Kriterien schriftlich im Angebot und im Vertrag.