Pauschalangebot oder Stundenhonorar im Vergleich

Das Wichtigste auf einen Blick

• Pauschalangebot: Der Preis steht vor dem Start fest, das Mengenrisiko trägt der Freiberufler.
• Stundenhonorar: Abgerechnet wird der tatsächliche Aufwand, das Mengenrisiko trägt der Kunde.
• Marktübliche Stundensätze liegen zwischen 80 und 180 Euro inklusive Umsatzsteuer.
• Gesamtpreise von 1.200 bis 12.000 Euro decken kleine und mittlere Einzelprojekte ab.
• Ohne Nachkalkulation bleiben beide Modelle eine Schätzung.

Zwei Modelle, ein Risiko

Pauschalangebot und Stundenhonorar verteilen dasselbe Risiko unterschiedlich. Beim Pauschalangebot nennt der Freiberufler den Preis vor dem Start und haftet für seine Aufwandsschätzung. Braucht er länger, sinkt sein effektiver Stundensatz. Beim Stundenhonorar bleibt der Satz stabil, die Rechnung wächst mit dem Aufwand.

Branchen regeln das unterschiedlich, die Muster sind öffentlich. Steuerberater rechnen Buchhaltung oft als Monatspauschale ab, während die StBVV eine Zeitgebühr kennt. Rechtsanwälte kombinieren RVG-Gebühren mit vereinbarten Stundensätzen. Architekten kalkulieren nach HOAI oder als Pauschalhonorar. IT-Freelancer verhandeln Tagessätze über Vermittler wie GULP, Hays oder Etengo.

Entscheidend ist, wie genau sich der Leistungsumfang beschreiben lässt. Klar abgrenzbare Ergebnisse lassen sich pauschal kalkulieren. Offene Anforderungen mit vielen Abstimmungsschleifen treiben den Aufwand nach oben und sprechen für das Stundenhonorar.

Änderungswünsche brauchen eine Regel. Im Festpreis wird jede Umfangerweiterung als separates Angebot beschrieben, sonst arbeitet der Freiberufler zum alten Preis weiter. Beim Stundenhonorar fällt Zusatzaufwand automatisch an, ohne Nachtragsverhandlung.

Was Nachkalkulation sichtbar macht

Nachkalkulation heißt, geplante Stunden gegen gebuchte Stunden zu stellen. Wer einen Preis nennt und den Aufwand nie misst, kennt seine Marge nicht. Vergleichswerte liefert das Statistische Bundesamt mit seinen Angaben zu Verdiensten nach Branchen und Berufen.

Für Beratungsleistungen veröffentlicht der BDU Honorarstatistiken, viele IHKs stellen Kalkulationshilfen zur Ermittlung des Stundensatzes bereit. Beide Werte sind als Ausgangspunkt brauchbarer als ein Gefühl für den Markt.

Kriterium	Pauschalangebot	Stundenhonorar
Preis vor Projektstart	fest	offen
Mengenrisiko	Freiberufler	Kunde
Effektiver Stundensatz	schwankt	fest
Nachträge	bei Umfangsänderung	selten nötig
Nachkalkulation	Pflicht für die Marge	zeigt Zusatzaufwand

Nach zwei oder drei Projekten zeigt die Auswertung, ob der Festpreis über oder unter dem eigenen Zielstundensatz lag. Diese Zahl trägt das nächste Pauschalangebot. Rechnen Sie den Aufwand für Angebot, Abstimmung und Nachbereitung mit, denn diese Stunden fallen in beiden Modellen an.

Rechenbeispiel: vierzig geschätzt, zweiundsechzig gebraucht

Ein Konzept mit Umsetzung, geschätzt vierzig Stunden. Bei einem Stundensatz von 120 Euro netto ergibt das 4.800 Euro netto, mit 19 Prozent Umsatzsteuer 5.712 Euro brutto. Diesen Wert erhält der Kunde als Pauschalangebot.

Tatsächlich braucht das Projekt zweiundsechzig Stunden. Beim Stundenhonorar zahlt der Kunde 7.440 Euro netto, also 8.853,60 Euro brutto. Beim Pauschalangebot bleibt es bei 4.800 Euro netto.

Der effektive Stundensatz sinkt von 120 auf 77 Euro netto. Das ist der Preis der Festpreisgarantie. Wer für dasselbe Projekt nur dreißig Stunden braucht, verdient pauschal rund 160 Euro pro Stunde.

Für die Größenordnung hilft eine zweite Rechnung. Ein Kleinauftrag von fünfzehn Stunden zu 80 Euro ergibt 1.200 Euro netto. Ein Projekt mit achtzig Stunden zu 150 Euro ergibt 12.000 Euro netto. Beide Beträge gelten ohne Umsatzsteuer.

Marktübliche Stundensätze liegen zwischen 80 und 180 Euro inklusive Umsatzsteuer, das entspricht 67 bis 151 Euro netto. Projektmarktplätze wie freelancermap und Malt listen Tages- und Stundensätze. Für IT-Freelancer veröffentlicht GULP Hinweise zur Angebots- und Honorarpraxis nach Rolle und Region.

Umsatzsteuer, Abnahme und öffentliche Auftraggeber

Die Umsatzsteuer kommt in beiden Modellen auf den Nettopreis, bei 19 Prozent Regelsatz. Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Der Bruttopreis sinkt, der Vergleich mit vorsteuerabzugsberechtigten Kunden verschiebt sich.

Prüfen Sie vor dem Angebot, ob Ihr Kunde die Vorsteuer ziehen kann. Für Unternehmen ist Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten, für Privatkunden zählt der Bruttopreis. Bei Auftraggebern von Bund, Ländern und Kommunen kommt das Vergaberecht mit eigenen Preisregeln hinzu.

Beim Werkvertrag schuldet der Freiberufler ein Werk, nicht nur eine Tätigkeit. Abnahme und Vergütung regelt das Bürgerliche Gesetzbuch, die Regeln zu Abnahme und Übergabe im Werkvertrag fasst das Bundesministerium der Justiz zusammen. Ohne beschriebenen Leistungsumfang wird die Abnahme zum Streitfall.

Puffer, Zuschläge und Nachtragsregeln

Ein Festpreis braucht einen Puffer für Unvorhergesehenes. Kalkulieren Sie mit dem Erfahrungswert aus der Nachkalkulation und rechnen Sie Risiken für Datenqualität und Abstimmungen ein. Der Puffer sollte eine zusätzliche Arbeitswoche abdecken.

Fünf Schritte für ein belastbares Festpreisangebot:

1. Aufwand je Arbeitspaket aus vergleichbaren Projekten schätzen.
2. Puffer für Datenqualität und Abstimmungen addieren.
3. Zuschläge für Eiligkeit oder Wochenendarbeit getrennt ausweisen.
4. Enthaltene Leistungen und Nachtragsregel schriftlich im Angebot festhalten.
5. Festpreis gegen den Zielstundensatz prüfen und ablehnen, wenn die Marge kippt.

Beim Stundenhonorar lassen sich Zuschläge direkt auf den Satz aufschlagen, beim Festpreis müssen sie im Angebot stehen. Legen Sie außerdem fest, wie zusätzlicher Aufwand berechnet wird.

Häufige Fragen

Wann ist ein Pauschalangebot sinnvoller?

Wenn der Leistungsumfang klar beschreibbar ist und Sie vergleichbare Projekte schon mehrfach abgerechnet haben. Dann stützt die Nachkalkulation den Preis, statt ihn zu raten.

Wann überwiegt das Stundenhonorar?

Bei offenen Anforderungen, vielen Abstimmungen oder unklarer Datenlage beim Kunden. Das Aufwandrisiko trägt dann der Kunde, nicht Sie.

Wie hoch sollte der Puffer im Festpreis sein?

So hoch, dass eine zusätzliche Arbeitswoche ohne Nachverhandlung abgedeckt ist. Den konkreten Wert liefert die Nachkalkulation Ihrer letzten Projekte.

Wie finde ich einen marktüblichen Stundensatz?

Über die Honorarstatistiken des BDU, Kalkulationshilfen der IHK und eigene Aufschriebe. Tagesaktuelle Vergleichswerte liefern die Projektmarktplätze, auf denen Freiberufler ihre Sätze veröffentlichen.

Muss ich beim Stundenhonorar jede Stunde belegen?

Vereinbaren Sie die Form der Abrechnung schriftlich, etwa mit Monatsübersichten. Ein eigener Zeitaufschrieb bleibt nötig, sonst fehlt die Grundlage für den nächsten Festpreis.