Arbeitswerkzeuge mit 7 Tools für Rechnung, Zeit und Projekte

Das Wichtigste auf einen Blick

• Sieben Werkzeuge decken drei Aufgaben ab: Rechnungen schreiben, Zeiten erfassen, Projekte steuern.
• Für Rechnungen stehen Lexware Office, sevDesk, DATEV Unternehmen online und Zoho Invoice zur Wahl.
• Für Aufgaben und Abläufe stehen Asana, Trello und Microsoft To Do bereit.
• Bezahlte Tarife liegen je Nutzer und Monat meist zwischen 10 und 14 Euro inklusive Umsatzsteuer, Einsteigertarife kosten 0 Euro.
• Prüfen Sie zuerst den Export zur Steuerkanzlei, danach die Funktionen.

Rechnung schreiben: vier Programme im Vergleich

Die Tabelle nennt Einstiegspreise der Anbieter; maßgeblich bleibt deren aktuelle Preisliste.

Werkzeug	Funktion	Preis je Monat inkl. MwSt.	Zielgruppe
Lexware Office	Rechnung, Mahnwesen, Belege, Einnahmen-Überschuss-Rechnung	ab 10,59 Euro, entspricht 8,90 Euro netto	Freiberufler, die selbst buchen
sevDesk	Rechnung, Belege, Zeiterfassung, DATEV-Export	ab 10,59 Euro, entspricht 8,90 Euro netto	Freiberufler mit Steuerkanzlei
DATEV Unternehmen online	Belegtransfer, Bankabgleich, Kanzleizugriff	Abrechnung über die Kanzlei, kein Listenpreis	Mandanten von DATEV-Kanzleien
Zoho Invoice	Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung	0 Euro im Free-Tarif, Bezahltarife je Nutzer	Einsteiger, Kunden im Ausland

Lexware Office bündelt Rechnungen, Mahnwesen, Belegablage und Einnahmen-Überschuss-Rechnung in einer Oberfläche. Der Einstieg beginnt bei 8,90 Euro netto je Monat, also 10,59 Euro brutto. Der Tarif passt zu Selbstständigen, die laufende Buchungen selbst erledigen und nur den Abschluss abgeben.

sevDesk setzt denselben Schwerpunkt und ergänzt Angebote, Zeiterfassung und einen Export für DATEV. Auch hier startet der Einstieg bei 8,90 Euro netto. Wer Zeiten ohne zweites Abo in Rechnungspositionen überführen will, ist damit gut bedient.

DATEV Unternehmen online lässt sich nicht frei abonnieren. Der Zugang läuft über die Steuerkanzlei, die Umfang und Preis festlegt und die Nutzung oft im Honorar bündelt. Der Vorteil liegt im direkten Belegversand an die Kanzlei.

Zoho Invoice ist in der Grundversion dauerhaft kostenlos und deckt Rechnungen, Angebote und Zeiterfassung ab. Bezahlte Stufen werden je Nutzer abgerechnet, für Einzelpersonen genügt meist der Free-Tarif. Der Anbieter beschreibt die Cloud-Software-Suite für Unternehmen mit weiteren Modulen für Buchhaltung und Kundenverwaltung.

Zeiten erfassen und nachkalkulieren

Zeiterfassung steckt in sevDesk und in Zoho Invoice. Wer ein reines Rechnungsprogramm nutzt, schreibt die Stunden trotzdem mit, sonst fehlt die Grundlage für die Nachkalkulation. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

1. Kunde, Projekt und Stundensatz einmalig anlegen, damit jede Buchung zuordenbar bleibt.
2. Die Uhr zum Arbeitsbeginn starten und nicht abends aus dem Gedächtnis nachtragen.
3. Erfasste Zeiten zu Positionen bündeln und in die Rechnung übernehmen.
4. Zum Monatsende kalkulierte und tatsächliche Stunden vergleichen und den Stundensatz anpassen.

Bei Abrechnung nach Aufwand gehört die Rundung ins Angebot. Schritte von zehn Minuten sind üblich, weil feinere Einheiten mehr Verwaltungszeit kosten als sie einbringen.

Projekte steuern: Asana, Trello und Microsoft To Do

Aufgabenwerkzeuge halten Fristen, Zuständigkeiten und Rückfragen an einer Stelle. Die drei Programme folgen unterschiedlichen Arbeitsweisen.

Asana ordnet Aufgaben Listen und Boards zu und zeigt Abhängigkeiten und Fristen. Der Tarif Personal ist kostenlos, Starter kostet 10,99 Euro netto je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, also 13,08 Euro brutto. Sinnvoll ab zwei Mitwirkenden. Die Produktseite zu Arbeit und Projektabläufen nennt die enthaltenen Funktionen.

Trello arbeitet mit Karten und Spalten nach dem Kanban-Prinzip. Trello Free kostet nichts, Bezahltarife starten im niedrigen einstelligen Eurobereich je Nutzer und Monat. Passend für Aufträge mit vielen kleinen Schritten; die Kanban-Boards für Projektabläufe zeigen den Aufbau.

Microsoft To Do ist kostenlos und läuft unter Windows, iOS und Android. Das Programm kennt Listen, Erinnerungen und Fälligkeiten, aber keine Abhängigkeiten. Für Planner oder Project braucht es ein Microsoft-365-Abo. Geeignet für Einzelpersonen mit überschaubarer Auftragslage.

Auswahlkriterien vor dem Abschluss

Vier Punkte entscheiden darüber, ob ein Werkzeug ein Jahr später noch passt:

• Export: Gibt das Programm Buchhaltungsdaten als CSV- oder DATEV-Datei aus?
• Zeiterfassung: Steckt sie im Rechnungstarif oder braucht sie ein zweites Abo?
• Nutzerzahl: Wird je Nutzer abgerechnet, und wie viele Zugänge brauchen Sie wirklich?
• Laufzeit: Ist der Tarif monatlich kündbar oder an eine Jahresbindung gekoppelt?

Der Digitalverband Bitkom bündelt auf seiner Themenseite zu Startups und Scaleups Beiträge zur Digitalisierung und zum Wachstum junger Unternehmen, die den Werkzeugeinsatz einordnen (Bitkom zu Startups und Scaleups).

Häufige Fragen

Reicht ein kostenloses Rechnungsprogramm für den Start?

Für wenige Rechnungen ja. Zoho Invoice Free kostet nichts und deckt Rechnungen, Angebote und Zeiten ab. Sobald Umsatzsteuervoranmeldung, Mahnwesen und Kanzleiexport dazukommen, lohnt der Wechsel zu Lexware Office oder sevDesk.

Warum nennt DATEV Unternehmen online keinen festen Monatspreis?

Der Zugang wird über die Steuerkanzlei lizenziert. Umfang und Mandantenzahl bestimmen den Preis, der meist im Kanzleihonorar enthalten ist.

Welches Werkzeug passt zu einem Einzelunternehmer mit Steuerberater?

sevDesk oder DATEV Unternehmen online, weil beide den Belegversand und den Export an die Kanzlei abdecken. Wer zusätzlich Aufgaben plant, nimmt Trello oder Microsoft To Do dazu.

Was kosten drei Werkzeuge zusammen?

Beispielrechnung für einen Freiberufler: Zoho Invoice Free kostet 0 Euro, Asana Starter 13,08 Euro inklusive Umsatzsteuer, Microsoft To Do 0 Euro. Zusammen sind das 13,08 Euro pro Monat. Mit sevDesk statt Zoho Invoice steigt die Summe auf 23,67 Euro.