Arbeitswerkzeuge vergleichen: Software für Freiberufler im Vergleich

Das Wichtigste auf einen Blick

• Verglichen werden fünf Bereiche: Rechnung, Zeiterfassung, Projektmanagement, Kundenverwaltung und Buchhaltung mit Steuerschnittstelle.
• Die Preise reichen von 0 Euro für kostenlose Einstiegstarife bis rund 80 Euro pro Monat inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer.
• Rechnung und Buchhaltung prägen Lexware Office, SevDesk, DATEV und Zoho, die Projektarbeit Asana, Trello und Microsoft 365 Project.
• Kostenlose Tarife begrenzen meist Belegzahl, Nutzerkonten oder Automatisierung.
• Datenexport, Kündigungsfrist und die Schnittstelle zur Steuerberatung entscheiden häufiger über den Nutzen als einzelne Zusatzfunktionen.

Welche Kriterien den Vergleich tragen

Der Vergleich stützt sich auf fünf Kriterien: Funktionsumfang, Listenpreis je Nutzer und Monat, Schnittstellen zu Bank und Steuerberatung, Export der eigenen Daten und die Grenzen des jeweiligen Tarifs.

Preise schwanken mit Zahlweise, Nutzerzahl und Vertragslaufzeit. Die hier genannten Beträge sind aus Nettolistenpreisen hochgerechnet und enthalten 19 Prozent Umsatzsteuer. Diese Zahlen sind Beispielrechnungen und keine Zusage der Anbieter.

Für die Marktseite lohnt ein Blick auf die Erhebungen des Branchenverbands. Bitkom bündelt unter dem Themenschwerpunkt Märkte und Technologien Zahlen zur Digitalisierung deutscher Unternehmen: Bitkom: Märkte und Technologien.

Beobachtung und Bewertung bleiben getrennt. Ein Beleg ist die Tarifseite des Anbieters. Ein Urteil ist die Einschätzung, ob ein Tarif für eine bestimmte Tätigkeit ausreicht, etwa für feste Pauschalen oder für Abrechnung nach Aufwand.

Wer überwiegend nach Aufwand abrechnet, gewichtet Zeiterfassung und Nachkalkulation höher. Wer feste Pakete verkauft, braucht vor allem Angebotsverwaltung und einen wiederkehrenden Projektablauf.

Kosten entstehen auch außerhalb des Abonnements. Schulung, Datenmigration und doppelte Pflege während einer Übergangszeit binden Arbeitszeit. Rechnen Sie diese Posten mit, bevor Sie wechseln. Ein Wechsel, der drei Arbeitstage kostet, muss sich innerhalb eines Jahres rechnen.

Ein weiteres Kriterium ist die Zahl der Nutzer, die wirklich arbeiten. Ein Abonnement für fünf Personen ist teuer, wenn nur eine Person damit arbeitet. Staffeln Sie lieber nach Rollen und Rechten.

Fünf Kategorien und ihre Mindestanforderungen

Die fünf Kategorien bilden den Arbeitsalltag ab. Notieren Sie für jede Kategorie eine Mindestanforderung, bevor Sie testen. Danach lässt sich ein Werkzeug zügig aussortieren.

• Rechnung und Angebot: Nummernkreis, Pflichtangaben nach § 14 UStG, Mahnwesen, wiederkehrende Rechnungen. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG muss die Rechnung ohne Umsatzsteuerausweis möglich sein.
• Zeiterfassung: Stunden je Auftrag, Auswertung für die Nachkalkulation und Übergabe der Positionen in die Rechnung. Fehlt die Übergabe, entsteht doppelte Arbeit.
• Projektmanagement: Aufgaben, Zuständigkeiten, Zwischenstände, Abhängigkeiten und Anhänge. Wichtig ist, ob Kunden einen Arbeitsstand einsehen können.
• Kundenverwaltung: Kontakte, Gesprächsnotizen, Angebotsstände, Wiedervorlagen. Ohne Wiedervorlage bleiben Nachfragen liegen.
• Buchhaltung: Belegerfassung, Bankabgleich, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Export an die Kanzlei. Die Schnittstelle entscheidet über den Aufwand am Monatsende.

Kleine Pakete decken Rechnung und Buchhaltung ab. Projektarbeit und Kundenverwaltung liegen oft in getrennten Diensten. Das erhöht die Zahl der Abonnements und die Zahl der Schnittstellen zwischen den Systemen.

Wer Dienstleistungen mit festen Preisen verkauft, kommt mit einem Buchhaltungspaket und einer Aufgabenliste weit. Wer nach Stunden abrechnet, braucht zusätzlich eine belastbare Zeiterfassung mit Auswertung.

Ein dritter Typ sind Freiberufler, die mit festen Teams arbeiten. Dort kommen Rechteverwaltung, Gastzugänge und gemeinsame Ablagen hinzu. Diese Funktionen kosten in der Regel einen Aufpreis je Nutzer.

Rechnung und Buchhaltung: Lexware, SevDesk, DATEV und Zoho

Lexware Office hieß bis 2024 lexoffice. Das Programm verbindet Angebote, Rechnungen, Belegerfassung, Bankabgleich und Umsatzsteuer-Voranmeldung. Ein Export zur Steuerberatung ist vorhanden.

Der Anbieter staffelt in mehrere Tarifstufen. Mit monatlicher Zahlweise und Hochrechnung der Nettopreise auf Bruttobeträge liegt die Spanne zwischen rund 12 Euro und rund 48 Euro pro Monat. Jährliche Zahlung senkt den Betrag.

Grenzen zeigen sich bei Sonderfällen. Wer fremde Währungen abrechnet oder mehrere Betriebe führt, stößt je nach Stufe an Grenzen. Auch Lohnabrechnung ist ein eigenes Modul.

Die Bedienung ist für Buchhaltung ohne Vorkenntnisse ausgelegt. Wer nur Rechnungen schreibt, zahlt Funktionen mit, die selten genutzt werden. Das ist kein Fehler, aber ein Preisfaktor.

SevDesk richtet sich an kleine Betriebe und Freiberufler. Rechnung, Belegupload, Bankabgleich und Kundenverwaltung sitzen in einer Oberfläche. Zeiterfassung und Buchhaltung sind je nach Tarif enthalten oder kostenpflichtig.

Bemerkenswert ist der kostenlose Einstieg. Er erlaubt Rechnungen, begrenzt aber die monatliche Belegmenge deutlich. Die Bezahltarife bewegen sich nach derselben Rechnung zwischen rund 15 Euro und rund 30 Euro pro Monat.

Kritisch bleibt die Belegmenge. Wer viele Kleinbelege einreicht, erreicht die Grenze des günstigen Tarifs schnell. Dann entscheidet nicht die Funktion, sondern der Preis je Beleg.

DATEV funktioniert für Freiberufler anders. Die Produkte werden über die Steuerberatung bereitgestellt, der Preis ergibt sich aus dem Vertrag mit der Kanzlei. DATEV Unternehmen online dient dem Austausch von Belegen zwischen Mandant und Kanzlei.

Ein Endkundenpreis lässt sich deshalb nicht aus einer öffentlichen Liste ablesen. In der Praxis liegt die monatliche Belastung häufig am oberen Rand des hier betrachteten Spektrums, also bis rund 80 Euro inklusive Umsatzsteuer.

Der Vorteil liegt in der Nähe zur Kanzlei. Belege landen ohne Umweg in der Buchhaltung, Rückfragen laufen über das System. Der Nachteil ist die Abhängigkeit von einem Anbieter und von der Kanzlei.

Für Kanzleien ist die Plattform Standard. Mandanten sehen nur den Teil, den die Kanzlei freigibt. Wer den Vertrag später ohne Kanzlei fortführen will, muss den Datenexport vorher klären.

Zoho bündelt mehrere Bausteine in einer Suite: Zoho: Cloud-Software für Rechnung, Buchhaltung und Kundenverwaltung. Die Rechnungsstellung startet in einer kostenlosen Stufe mit Mengenbegrenzung.

Buchhaltung und Kundenverwaltung kosten in den mittleren Stufen rund 20 bis 25 Euro pro Monat. Der Vorteil liegt im gemeinsamen Datenbestand. Der Nachteil liegt in der getrennten Abrechnung der einzelnen Module.

Wer mehrere Module bucht, zahlt sie einzeln. Der günstige Einstieg täuscht dann über die Summe. Prüfen Sie vorher, welche Module Sie wirklich benötigen.

Für Auftraggeber mit strengen Vorgaben zählt außerdem, wo die Daten liegen. Fragen Sie den Anbieter, welche Region für Ihr Konto gilt, und lassen Sie sich das schriftlich bestätigen.

Projektarbeit: Asana, Trello und Microsoft 365 Project

Asana organisiert Aufgaben in Listen, Boards und Zeitachsen: Asana: Funktionsumfang der Work-Management-Plattform. Für Einzelpersonen gibt es einen kostenlosen Tarif, Bezahltarife rechnen je Nutzer und Monat ab.

Nach Umrechnung der Nettoangaben in Bruttobeträge liegt der Einstiegstarif bei rund 13 Euro, die nächste Stufe bei rund 30 Euro pro Nutzer und Monat. Jährliche Zahlung senkt beide Werte.

Grenzen zeigen sich bei Abhängigkeiten und bei der Planung über mehrere Projekte hinweg. Dafür sind höhere Stufen vorgesehen. Für einzelne Aufträge genügt meist eine einfache Aufgabenliste.

Trello arbeitet mit Karten und Spalten: Trello: Kanban-Boards für Projektabläufe. Die Bedienung ist schnell erlernt, die Bezahltarife liegen je Nutzer und Monat deutlich unter 20 Euro brutto.

Der kostenlose Tarif erlaubt eine begrenzte Zahl an Boards je Arbeitsbereich. Automatisierungen und erweiterte Ansichten bleiben den Bezahltarifen vorbehalten. Eigene Stundenauswertungen fehlen.

Microsoft verbindet Office-Anwendungen mit Planungswerkzeugen. Planner ist in vielen Business-Abos enthalten, Project kommt als eigenes Abonnement hinzu: Microsoft 365 Project: Pläne und Preise.

Die Abonnements Project Plan 3 und Plan 5 liegen nach Umrechnung der Nettopreise bei rund 36 Euro und rund 64 Euro je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung. Dafür gibt es Terminplanung, Auslastungsansichten und Berichte.

Der Nachteil liegt in der Staffelung. Lizenzkosten fallen je Nutzer an, auch wenn nur ein Teil des Teams Planungsrechte benötigt. Für Solo-Selbstständige ist das Paket meist überdimensioniert.

Ein einfaches Office-Abonnement kostet dagegen nur einen einstelligen Eurobetrag je Nutzer und Monat. Es enthält Textverarbeitung, Tabellen, Speicher und je nach Stufe Planner. Für viele Freiberufler ist das der günstigere Einstieg.

Zusammenarbeit mit Kunden über Werkzeuge

Gastzugänge entscheiden über die Zusammenarbeit. Manche Dienste erlauben Kunden einen Blick auf Aufgaben ohne eigenen bezahlten Zugang. Andere rechnen Gäste mit.

Ein gemeinsames Board ersetzt Statusmails. Der Kunde sieht den Arbeitsstand selbst. Das reduziert Rückfragen, verlangt aber klare Regeln, welche Notizen sichtbar sein dürfen.

Kalkulationsdaten gehören nicht in ein Kundenboard. Halten Sie Stundenwerte und interne Notizen in einem getrennten Bereich. Das schützt die Honorarkalkulation vor Einblicken.

Wer Angebote im Kundenportal freigibt, braucht eine Versionierung. Ohne Versionsstand entstehen Diskussionen über den vereinbarten Umfang und über Nachträge.

Zeiterfassung: Modul oder eigene Anwendung

Die Zeiterfassung entscheidet über die Nachkalkulation. Wer Pauschalen anbietet, merkt erst über Stundenwerte, ob ein Auftrag profitabel war. Fehlt die Auswertung, bleibt die Kalkulation Vermutung.

In Buchhaltungspaketen ist die Zeiterfassung oft Zusatzmodul oder Teil der oberen Tarifstufe. In Projektmanagement-Tools gehört sie zur Grundausstattung. Einzelmodule kosten üblicherweise zwischen 5 Euro und 15 Euro je Nutzer und Monat inklusive Umsatzsteuer.

Wer Angestellte beschäftigt, muss Arbeitszeiten dokumentieren. Dann braucht das Werkzeug eine belastbare Auswertung und eine Speicherung, die einer Prüfung standhält.

Für Solo-Selbstständige genügt dagegen eine einfache Stundenliste. Entscheidend ist die Übergabe an die Rechnung, damit Positionen nicht doppelt erfasst werden.

Ein zweiter Blick gilt der Auslastung. Wer Wochen summiert, erkennt unrentable Auftragstypen. Diese Erkenntnis ist mehr wert als eine weitere Ansicht im Werkzeug.

Kundenverwaltung: Kontakte zwischen Rechnung und Projekt

Kundenverwaltung liegt in vielen Buchhaltungspaketen bereits bei. Kontakte, Anschreiben und Angebotsstände teilen sich dann eine Datenbank mit der Rechnungsstellung.

Ein eigenes Kundenmanagementsystem lohnt sich, wenn Vertriebsarbeit regelmäßig stattfindet. Zoho CRM und vergleichbare Dienste kosten je Nutzer und Monat zwischen 0 Euro und rund 25 Euro brutto.

Kritisch ist die doppelte Pflege. Werden Kontakte in zwei Systemen geführt, weichen Anschriften und Umsätze voneinander ab. Prüfen Sie vorher, ob ein Import oder eine Schnittstelle vorhanden ist.

Für Solo-Selbstständige bleibt die Frage, ob eine Tabelle genügt. Ohne Wiedervorlagen gehen Nachfragen verloren. Mit zu vielen Werkzeugen steigt der Pflegeaufwand.

Die Auftragsgewinnung profitiert von wenigen Datenfeldern. Branche, Anlass des Kontakts und letzter Termin reichen meist aus. Alles Weitere ist Dokumentation für später.

Schnittstellen: Bank, Kanzlei und Kalender

Schnittstellen entscheiden über den Zeitgewinn. Bankanbindung, Kanzleiexport und Kalender bestimmen, wie oft Daten von Hand übertragen werden müssen.

Die Bankanbindung holt Umsätze automatisch. Das ersetzt den manuellen Abgleich der Kontoauszüge und senkt Fehler bei der Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen.

Der Kanzleiexport muss die Formate der Steuerberatung treffen. DATEV ist hier der verbreitete Standard. Ohne Export wandern Belege als PDF per E-Mail und werden doppelt erfasst.

Kalender und Aufgabenliste sollten aufeinanderspielen. Ein Termin mit Kundenbezug sollte im Projekt auftauchen, sonst entsteht eine zweite Liste neben dem Werkzeug.

Prüfen Sie Schnittstellen vor dem Kauf, nicht danach. Viele Anbieter stellen Anleitungen und Formatlisten öffentlich bereit. Ein Anbieterwechsel ist aufwendig, wenn der Export nur PDFs liefert.

Testablauf: in zwei Wochen zum Urteil

Ein Test mit echten Daten liefert mehr als eine Funktionsliste. Planen Sie zwei Wochen und arbeiten Sie parallel zum laufenden Betrieb.

1. Tag 1 und 2: Testkonto anlegen, eigene Rechnungsvorlage nachbauen und drei echte Rechnungen schreiben.
2. Tag 3 bis 5: Fünf Belege erfassen, Bankabgleich durchführen und den Export zur Kanzlei prüfen.
3. Tag 6 bis 8: Ein laufendes Projekt mit Aufgaben, Zuständigkeiten und Stunden anlegen.
4. Tag 9 und 10: Eine Auswertung erstellen, etwa Stunden je Auftrag oder Umsatz je Kunde.
5. Tag 11 bis 14: Kündigungsfrist, Exportmöglichkeit und Preis prüfen, dann entscheiden.

Notieren Sie Störungen mit Datum und Uhrzeit. Diese Notizen sind belastbarer als der Eindruck nach dem ersten Klick. Streichen Sie danach alle Werkzeuge, die eine Mindestanforderung nicht erfüllen.

Preise und Tarifgrenzen im Überblick

Die Tabelle fasst die Spanne zusammen. Sie ersetzt keine Prüfung der aktuellen Tarifseite, gibt aber eine Orientierung für die Budgetplanung.

Anbieter	Schwerpunkt	Einstieg pro Monat	obere Stufe pro Monat
Trello	Aufgaben und Boards	0 Euro	rund 12 Euro je Nutzer
Asana	Projekt- und Aufgabenplanung	0 Euro	rund 30 Euro je Nutzer
Microsoft 365 Project	Termin- und Auslastungsplanung	rund 36 Euro je Nutzer	rund 64 Euro je Nutzer
Zoho	Rechnung, Buchhaltung, Kundenverwaltung	0 Euro	rund 25 Euro je Organisation
SevDesk	Rechnung und Buchhaltung	0 Euro	rund 30 Euro
Lexware Office	Rechnung und Buchhaltung	rund 12 Euro	rund 48 Euro
DATEV	Rechnungswesen über die Kanzlei	nach Vereinbarung	rund 80 Euro

Alle Beträge gelten pro Monat inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer und sind aus Nettolistenpreisen hochgerechnete Beispielrechnungen. Staffelungen richten sich meist nach Nutzerzahl oder Organisation.

Rechenbeispiel für ein Einzelbüro

Drei Varianten zeigen, wie stark der Preis vom Werkzeugstapel abhängt. Alle Beträge sind Beispielrechnungen inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer.

Variante 1: kostenlose Werkzeuge. Rechnung, Aufgabenboard und Kontaktliste kosten 0 Euro pro Monat. Grenzen liegen bei Belegmenge, Automatisierung und Auswertung.

Variante 2: gemischter Stapel. Buchhaltungspaket mittlerer Stufe 30 Euro, Projektmanagement 13 Euro je Nutzer, Kundenverwaltung 20 Euro je Nutzer, Office-Paket 7 Euro je Nutzer. Summe 70 Euro pro Monat, 840 Euro im Jahr.

Variante 3: Kanzleibindung und Planungsabonnement. Rechnungswesen über die Steuerberatung bis rund 80 Euro, Planungswerkzeug rund 36 Euro je Nutzer. Summe 116 Euro pro Monat, 1.392 Euro im Jahr.

Einzelpreise bleiben in allen Varianten unter 80 Euro pro Monat. Kombinationen überschreiten diese Grenze. Der Unterschied zwischen Variante 1 und Variante 3 beträgt 1.392 Euro im Jahr.

Rechnen Sie den Zeitgewinn gegen. Zwei gesparte Arbeitsstunden pro Monat decken bei einem Stundensatz von 80 Euro bereits 160 Euro ab. Erst wenn der Gewinn darunter liegt, bleibt der kostenlose Stapel die bessere Wahl.

Prüfliste vor dem Abschluss

• Lassen sich alle eigenen Daten als CSV oder PDF exportieren?
• Gibt es einen Export für die Steuerberatung, etwa nach DATEV?
• Sind Belegzahl, Nutzerkonten oder Automatisierungen im Tarif begrenzt?
• Wie lang ist die Vertragslaufzeit, wie kurz die Kündigungsfrist?
• Erfüllt die Archivierung die Anforderungen an eine unveränderbare Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen?

Häufige Fragen

Was kostet Software für Freiberufler im Monat?

Kostenlose Tarife beginnen bei 0 Euro. Gemischte Werkzeugstapel liegen meist zwischen 50 Euro und 80 Euro pro Monat inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer. Kombinationen mit Kanzleibindung und Planungsabonnement können darüber liegen.

Reicht ein kostenloses Werkzeug für Rechnungen?

Für wenige Rechnungen im Monat reicht es aus. Die Grenzen liegen bei Belegzahl, Automatisierung und Auswertung. Sobald Bankabgleich und Umsatzsteuer-Voranmeldung dazukommen, wird meist ein Bezahltarif nötig.

Wann lohnt sich DATEV über die Steuerberatung?

Wenn die Kanzlei die Buchhaltung führt und Belege digital austauschen will. Den Preis verhandeln Sie mit der Kanzlei. Ohne laufende Betreuung fahren Freiberufler mit einem eigenen Paket häufig günstiger.

Welche Werkzeuge eignen sich für Projektarbeit und Zeiterfassung?

Asana und Trello decken Aufgaben und Boards ab, Microsoft 365 Project zusätzlich Terminplanung und Auslastung. Zeiterfassung ist dort enthalten, in Buchhaltungspaketen dagegen oft ein Zusatzmodul.

Wie oft sollte man Arbeitswerkzeuge vergleichen?

Einmal jährlich vor der Verlängerung. Prüfen Sie dann Preis, Tarifgrenzen und ob die Zeiterfassung noch zur Abrechnung passt. Ein Wechsel lohnt sich, wenn Export und Nachkalkulation fehlen.