Auftragsgewinnung
Teil von Arbeitswerkzeuge vergleichen: Software für Freiberufler im Vergleich
Lexware oder SevDesk im Vergleich für Freiberufler
Lexware oder SevDesk für Freiberufler: Funktionen, Beispielpreise von 0 bis 40 Euro inklusive MwSt, Vertragslaufzeiten, Datenschutz und Export im Vergleich.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Beide Programme decken Rechnung, Buchhaltung und Zeiterfassung ab; einen dauerhaft kostenlosen Zugang gibt es nur bei sevDesk.
- Beispielpreise liegen zwischen 0 Euro und rund 40 Euro pro Monat inklusive 19 Prozent MwSt.
- Die Vertragslaufzeit ist bei sevDesk flexibler, Lexware Office bindet stärker an die jährliche Zahlweise.
- Datenexporte sind bei beiden möglich; Umfang und Format sollten vor dem Abschluss geklärt werden.
- Datenschutzpflichten ergeben sich aus DSGVO und BDSG, nicht aus der Werbung der Anbieter.
Funktionen für Rechnung, Buchhaltung und Zeiterfassung
Beide Programme sind als Cloud-Anwendung für Selbstständige, Freiberufler und kleine Betriebe gedacht. Sie erstellen Rechnungen, verbuchen Belege und bereiten Umsatzsteuer-Voranmeldungen vor. Hinter Lexware Office steht die Haufe-Lexware GmbH aus Freiburg, hinter sevDesk die sevDesk GmbH aus Offenburg. Beide Anbieter sind in Deutschland ansässig und richten sich an denselben Nutzerkreis.
Die Kernfunktionen ähneln sich. Rechnungen entstehen mit den Pflichtangaben nach Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER gehören zum Standard. Beide Anbieter sehen einen Export für die Steuerberatung über DATEV vor.
Unterschiede zeigen sich im Rechnungsworkflow. sevDesk legt Wert auf Angebote, Aufträge und wiederkehrende Abrechnungen in einem Zug. Lexware Office verbindet die Buchhaltung mit Vorlagen und Mahnwesen. Wer viele Kleinbetragsrechnungen schreibt, profitiert von automatisierten Nummernkreisen und vom Zahlungsabgleich.
Bei der Zeiterfassung lohnt der Blick in die Tarifmatrix, weil die Funktion nicht in jeder Stufe enthalten ist. Wer nach Aufwand abrechnet, braucht zusätzlich Projektzeiten und eine Auswertung pro Kunde. Ein reiner Rechnungsdienst genügt dafür nicht.
Beide Anbieter stellen mobile Apps für Android und iOS bereit, mit denen sich Belege fotografieren und hochladen lassen. Der Funktionsumfang der Apps ist kleiner als in der Browser-Version. Für unterwegs reicht er meist aus, für die Monatsabschlüsse bleibt der Desktop sinnvoll.
Der Zahlungsabgleich läuft bei beiden über eine Kontoschnittstelle. Nach der Freigabe werden Umsätze den Belegen zugeordnet und offene Posten aktualisiert. Die Qualität dieses Abgleichs hängt von der Bank und der Häufigkeit der Synchronisierung ab.
Beispielpreise und Vertragslaufzeiten im Vergleich
Die folgende Beispielrechnung nennt gerundete Monatspreise inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer bei jährlicher Zahlweise. Verbindlich bleibt die Preisliste des jeweiligen Anbieters.
| Tarifstufe | Lexware Office | sevDesk |
|---|---|---|
| Kostenloser Einstieg | nicht vorhanden | Basiszugang, 0 Euro |
| Einstieg mit Buchhaltung | rund 14 Euro | rund 11 Euro |
| Mittlere Stufe | rund 27 Euro | rund 21 Euro |
| Oberste Stufe | rund 36 Euro | rund 40 Euro |
sevDesk bietet einen dauerhaft kostenlosen Basiszugang mit Rechnungen und Angeboten. Die Buchhaltung beginnt in den kostenpflichtigen Stufen. Lexware Office kennt keinen dauerhaft kostenlosen Tarif, dafür eine zeitlich begrenzte Testphase.
Bei den Vertragslaufzeiten unterscheiden sich die Modelle. sevDesk rechnet monatlich oder jährlich ab, der Basiszugang bleibt davon unberührt. Lexware Office bietet ebenfalls zwei Zahlweisen, wobei die monatliche Variante teurer ist. Vor dem Abschluss sollte die Kündigungsfrist geprüft werden.
Datenschutz und Export der Daten
Für Buchhaltungssoftware gelten die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung, also der Verordnung (EU) 2016/679. Ergänzend greift in Deutschland das Bundesdatenschutzgesetz. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit erläutert die Pflichten bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.
Praxisrelevant sind der Serverstandort, die Auftragsverarbeitung und der Umfang der Exporte. Beide Anbieter werben mit Rechenzentren in Deutschland. Ein vollständiger Datenexport als CSV- oder DATEV-Datei erleichtert den späteren Wechsel und sollte vor dem Abschluss geklärt werden.
Beide Anbieter arbeiten mit Auftragsverarbeitungsverträgen, die Kunden vor dem Start abschließen. Darin werden Zweck, Dauer und Umfang der Verarbeitung festgehalten. Ein Blick in diese Unterlagen lohnt, weil er Aufschluss über Unterauftragnehmer und Löschfristen gibt.
Automatische Belegerkennung und KI-gestützte Vorschläge sind in beiden Programmen angekommen. Wie solche Vorgaben in die Praxis kommen, beschreibt die DIHK in KI im Klartext: Vom Paragrafen zur Praxis.
Welches Programm besser passt
Wer möglichst geringe Fixkosten will, beginnt mit dem kostenlosen Basiszugang von sevDesk. Wer Zeiterfassung, Projektzeiten und die Anbindung an die Steuerberatung in einem Paket sucht, kann mit Lexware Office günstiger fahren als mit mehreren Einzellösungen. Eine pauschale Empfehlung ist nicht möglich, weil der Bedarf von Rechnungsvolumen, Leistungsart und Steuerberatung abhängt.
Bei der Wahl des Tarifs hilft ein Blick auf die Anzahl der Rechnungen und die Zahl der Nutzer. Die günstigen Stufen begrenzen meist das Rechnungsvolumen oder den Zugriff auf ein Konto. Wer mit einer Steuerkanzlei zusammenarbeitet, sollte den Exportweg früh klären.
Als Prüfraster eignet sich eine kurze Liste: Rechnung und Mahnwesen, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Zeiterfassung, Export für die Steuerberatung, Kosten pro Monat. Wer diese Punkte mit den Tarifmatrizen abgleicht, erkennt schnell den passenden Anbieter.
Häufige Fragen
Ist sevDesk dauerhaft kostenlos?
Nur der Basiszugang. Er umfasst Rechnungen und Angebote, aber keine vollständige Buchhaltung. Für Umsatzsteuer-Voranmeldung und Belegbuchung ist ein kostenpflichtiger Tarif nötig.
Muss ich als Freiberufler Bücher führen?
Wer seinen Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach Paragraf 4 Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes ermittelt, führt keine Bilanz. Aufzeichnungspflichten und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten trotzdem.
Kann ich meine Daten später exportieren?
Beide Anbieter sehen Exporte vor, üblich sind PDF, CSV und DATEV. Der Umfang sollte vor dem Abschluss geprüft werden.
Welches Programm ist günstiger?
Im Einstieg liegt sevDesk vorn, weil der Basiszugang nichts kostet. In den mittleren Tarifen liegen beide Anbieter nah beieinander.
Wie lange kann ich beide Programme testen?
sevDesk lässt sich dauerhaft in der kostenlosen Stufe nutzen. Lexware Office bietet eine zeitlich begrenzte Testphase an, deren Dauer auf der Anbieterseite steht.