Wer bezahlt die Zeit für Angebote und Akquise im Honorar?

Das Wichtigste auf einen Blick

Warum Angebotszeit kein Honorar auslöst

Ein Angebot ist ein Antrag nach §§ 145 ff. BGB. Der Kunde kann annehmen, dann entsteht ein Vertrag zu den angebotenen Bedingungen. Für die Stunden bis dahin entsteht kein Zahlungsanspruch. Es gibt keinen Vertrag über die Akquise.

Anders der Kostenvoranschlag. Er darf berechnet werden, wenn nichts anderes vereinbart ist. Ein Angebot ist dagegen kostenlos, solange Sie es nicht freizeichnen. Ohne einen Zusatz wie "freibleibend" bleibt Ihr Angebot verbindlich. Prüfen Sie vor dem Versand, wie lange Sie gebunden sein wollen.

Für die Honorarkalkulation hat das eine klare Folge: Die Akquisezeit muss in den Preisen der gewonnenen Aufträge stecken.

Steuerlich ist die Lage zweigeteilt. Nach § 4 Abs. 4 EStG sind Betriebsausgaben alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Fahrtkosten zum Interessenten zählen dazu, Bewirtungskosten zu 70 Prozent, Kosten für Messeauftritte ebenfalls. Der Wert Ihrer eigenen Arbeitszeit zählt nicht dazu. Das Bundesministerium der Finanzen führt die Einzelheiten zu § 4 EStG im Einkommensteuer-Handbuch aus.

Auch kleinere Posten gehören in diese Rechnung. Die Homeoffice-Pauschale beträgt 6 Euro pro Tag und höchstens 1.260 Euro im Jahr. Bewirtungsbelege brauchen Ort, Datum, Teilnehmer, Anlass und Betrag, sonst erkennt das Finanzamt sie nicht an.

Diese Trennung führt häufig zu falschen Erwartungen. Absetzen lässt sich nur der Geldabfluss, nicht der Zeitaufwand. Kaufmännisch tragen Sie den Zeitaufwand trotzdem. Wo Verbände wie der DIHK zu Steuern und Recht Stellung nehmen, lässt sich in den Themenfeldern des DIHK nachlesen.

So fließt die Akquisezeit in den Stundensatz

Der Stundensatz hat zwei Bestandteile: den kostendeckenden Satz und den Auslastungsgrad. Der kostendeckende Satz enthält alle Kosten und Ihr Gewinnziel, geteilt durch die geplanten Leistungsstunden. Der Auslastungsgrad sagt, welcher Anteil Ihrer Arbeitszeit abrechenbar ist.

Die Formel lautet: Zielstundensatz = kostendeckender Satz / Auslastungsgrad.

Ein Beispiel. Ihre Vollkosten und Ihr Gewinnziel ergeben 75 Euro je Arbeitsstunde. Entfallen 25 Prozent der Zeit auf Akquise, Verwaltung und Leerlauf, sind 75 Prozent abrechenbar. Dann gilt: 75 Euro / 0,75 = 100 Euro netto pro Stunde. Steigt der Akquiseanteil auf 35 Prozent, sinkt der Faktor auf 0,65. Dann brauchen Sie 115 Euro, um denselben Deckungsbeitrag zu erzielen.

Der Auslastungsgrad lässt sich nur aus Aufzeichnungen bestimmen. Führen Sie eine Woche lang einen Stundenzettel mit vier Kategorien: abrechenbare Arbeit, Akquise, Verwaltung, Leerlauf. Wiederholen Sie das über drei Monate und bilden Sie den Durchschnitt.

Vergleichswerte helfen bei der Plausibilitätsprüfung. Das Statistische Bundesamt weist Bruttoverdienste nach Branchen und Berufen aus, die als Referenz für eigene Sätze dienen können: Verdienste nach Branchen und Berufen. Für IT-Freelancer beschreibt GULP die übliche Projekt- und Abrechnungspraxis, von der Tagessatzvereinbarung bis zur Verlängerung: Honorar- und Angebotspraxis für IT-Freelancer.

Verbandserhebungen ergänzen das Bild. Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) veröffentlicht regelmäßig Honorarstatistiken für Beratungsleistungen. Die Industrie- und Handelskammern stellen Stundensatzrechner als Kalkulationshilfe bereit. Beide Quellen liefern Durchschnittswerte, keine Vorgabe für Ihren Einzelfall.

Beispielrechnung: Angebotsarten, Monatskosten und Erfolgsquote

Die Rechnung ist ein Beispiel, keine Marktbeobachtung. Angenommen wird ein kalkulatorischer Satz von 100 Euro netto pro Stunde, also 119 Euro brutto.

Die Bruttospalte zeigt, was dieselbe Arbeitszeit einen Kunden gekostet hätte. Der Betrag ist kein Umsatz, sondern der Gegenwert unbezahlter Zeit. Aus diesen Werten entsteht das Monatsbild.

Alle Werte sind gerundet und inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer. Zehn Angebote binden 43 Stunden im Monat. Entscheidend ist die Summenzeile. Bei 33 Prozent Erfolgsquote müssen 3,3 gewonnene Aufträge die 5.117 Euro tragen, also rund 1.551 Euro je Auftrag. Bei 20 Prozent sind es 2.559 Euro, bei 50 Prozent 1.023 Euro.

Daraus folgt eine Grenze für aufwendige Angebote. Ein Präsentationsangebot kostet bei einer Erfolgsquote von einem Drittel 4.800 Euro netto je gewonnenem Auftrag. Bei 100 Euro pro Stunde muss dieser Auftrag mindestens 48 abrechenbare Stunden umfassen, nur um die Akquise zu decken.

Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Die Grenzen liegen bei 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Für die Kalkulation ändert das nichts: Die Zeit bleibt unbezahlt, bis ein Auftrag sie trägt.

Erfolgsquote, Ablehnungsgrund und Marktdichte

Die Erfolgsquote ist der stärkste Hebel. Zwischen 20 und 50 Prozent liegt im Beispiel ein Unterschied von 1.536 Euro je gewonnenem Auftrag. Eine Quote ohne Ablehnungsgründe sagt aber wenig. Führen Sie je Angebot fünf Felder: Versanddatum, Nachfassdatum, Rückmeldung, Ergebnis und Grund der Ablehnung.

Bündeln Sie die Ablehnungsgründe in Kategorien. Preis, Zeitpunkt, fehlender Bedarf und Wettbewerber verlangen unterschiedliche Reaktionen. Häufen sich Preisabsagen, ist der Satz zu hoch oder das Leistungsbild zu unscharf. Häufen sich Timingabsagen, war der Kontakt zu früh.

Setzen Sie das Nachfassen mit fester Wiedervorlage an. Ohne Rückmeldung bleibt der Angebotsaufwand ohne Ergebnis, und die Erfolgsquote sinkt allein durch fehlende Nachverfolgung.

Ein zweiter Wert ist die Marktdichte. Das Statistische Unternehmensregister führt Unternehmen nach Wirtschaftszweig und Rechtsform, sodass sich die Zahl der Anbieter im eigenen Feld eingrenzen lässt: Statistisches Unternehmensregister. Viele Anbieter senken die erreichbare Erfolgsquote und erhöhen den Aufwand je gewonnenem Auftrag.

Eine belastbare Statistik über durchschnittliche Angebotserfolge in Deutschland liegt nicht vor. Ihre eigene Auswertung ist deshalb aussagekräftiger als jeder Branchenwert.

Prüfroutine in fünf Schritten

Der Wunschsatz bleibt eine Zielgröße. Bezahlt wird nur, was in Rechnung gestellt werden kann. Wer die Akquisezeit beziffert, erkennt, welcher Angebotstyp sich trägt und welcher zu teuer ist.

Häufige Fragen

Wer bezahlt die Zeit für ein Angebot, das nicht zum Auftrag führt?

Niemand direkt. Die Kosten tragen die Aufträge, die Sie gewinnen. Die Erfolgsquote ist deshalb eine Kostengröße, nicht nur eine Vertriebskennzahl.

Kann ich den Angebotsaufwand steuerlich geltend machen?

Die Auslagen ja, die Zeit nein. Fahrtkosten und Bewirtung sind Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 4 EStG, Bewirtung zu 70 Prozent. Der eigene Zeitaufwand ist keine abzugsfähige Position.

Wie hoch ist ein üblicher Akquiseanteil?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Im Beispiel binden zehn Angebote 43 Stunden im Monat. Rechnen Sie mit dem Anteil, den Ihre eigenen Aufzeichnungen zeigen.

Muss der Stundensatz die Mehrwertsteuer enthalten?

Nein. Kalkuliert wird netto. Die Umsatzsteuer wird auf den Nettobetrag aufgeschlagen und an das Finanzamt abgeführt. Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung entfällt der Ausweis.