Auftragsgewinnung
Teil von Projektabläufe planen: Phasen, Meilensteine und Übergaben für Solo-Selbstständige
Ablaufplan: Übergaben und Abnahmen im Projekt festhalten
Ablaufplan für Übergaben und Abnahmen: Fristen von 3 bis 10 Arbeitstagen, Abnahmekriterien, Formulare, BGB, VOB/B und Einbehalte von 5 bis 10 Prozent in Euro.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Der Ablaufplan für Übergaben und Abnahmen benennt je Schritt Termin, Verantwortlichen, Abnahmekriterien und Formular.
- Die Abnahme richtet sich nach Paragraf 640 des BGB; die VOB/B greift bei Bauleistungen nur, wenn sie wirksam einbezogen ist.
- Üblich sind Abnahmefristen von 3 bis 10 Arbeitstagen nach der Fertigmeldung.
- Einbehalte von 5 bis 10 Prozent der Bruttovergütung sind marktüblich und gehören beziffert in den Vertrag.
- Ohne schriftliches Protokoll bleibt offen, wann Mängel gerügt wurden und wann die Verjährung begann.
Rechtlicher Rahmen: BGB-Werkvertrag und VOB/B bei Bauleistungen
Bei einem Werkvertrag schuldet der Freiberufler einen Erfolg, nicht nur eine Tätigkeit. Die Abnahme ist der Wendepunkt: Ab diesem Zeitpunkt wird die Vergütung fällig, und die Verjährung der Mängelansprüche beginnt.
Paragraf 640 des Bürgerlichen Gesetzbuchs verpflichtet den Besteller, das vertragsgemäß hergestellte Werk abzunehmen. Verweigern darf er die Abnahme nur bei Mängeln, die er nach den Umständen nicht hinnehmen muss. Die Abnahme umfasst zwei Elemente: die Entgegennahme des Werks und die Billigung als im Wesentlichen vertragsgemäß.
Das Bundesministerium der Justiz zum Werkvertrag fasst die gesetzlichen Pflichten und die Folgen der Abnahme zusammen. Beide Elemente gehören getrennt in den Ablaufplan, weil eine Teilabnahme oder eine Abnahme unter Vorbehalt möglich ist.
Bei Bauleistungen verdrängt die VOB/B einzelne BGB-Regeln, aber nur bei wirksamer Einbeziehung in den Vertrag. Paragraf 12 der VOB/B regelt die Abnahme, Paragraf 13 die Mängelansprüche. Fehlt die Einbeziehung, gilt reines BGB-Recht. Prüfen Sie deshalb, ob Ihr Auftraggeber die VOB/B tatsächlich vereinbart hat.
Ablaufplan in fünf Schritten
Der Ablaufplan hält jeden Vorgang mit Termin, Verantwortlichem und Formular fest.
- Fertigmeldung: Der Auftragnehmer meldet die Leistung schriftlich als fertig, mit Datum und Bezug zum Leistungsverzeichnis.
- Terminierung: Innerhalb von 3 bis 10 Arbeitstagen wird der Abnahmetermin bestätigt, mit Ort und Teilnehmerkreis.
- Prüfung: Die Abnahmekriterien werden abgeglichen, Toleranzen und vereinbarte Normen werden herangezogen.
- Protokoll: Das Abnahmeprotokoll hält Ergebnis, Vorbehalte, Mängelfristen und Unterschriften fest.
- Nachlauf: Mängelbeseitigung, Einbehalt, Schlussrechnung und Verjährungsbeginn werden nachgehalten.
Sind Normen vereinbart, benennen Sie die konkrete Ausgabe. Die DIN-Normenausschüsse führen die zuständigen Gremien und den Stand der Normungsarbeit.
Termine, Verantwortliche und Formulare
| Vorgang | Verantwortlich | Formular | Frist |
|---|---|---|---|
| Fertigmeldung | Auftragnehmer | Fertigmeldung | unverzüglich nach Leistungsende |
| Terminbestätigung | Projektleitung | Terminbestätigung | 3 bis 10 Arbeitstage |
| Abnahme | Auftragnehmer und Besteller | Abnahmeprotokoll | vereinbarter Termin |
| Mängelbeseitigung | Auftragnehmer | Mängelverfolgungsliste | 14 Tage |
| Schlussrechnung | Auftragnehmer | Rechnung mit Abnahmevermerk | nach der Abnahme |
Vorlagen für diese Formulare liefern IHK-Muster für Abnahmeprotokolle und Übergabebestätigungen. Sie decken typische Felder ab: Leistungsbeschreibung, Abnahmedatum, Mängelliste, Vorbehalte und Unterschriften. Passen Sie das Muster an Ihr Projekt an und streichen Sie Felder, die nicht passen.
Abnahmedauer und Einbehalte in Euro
Eine Abnahmedauer von 3 bis 10 Arbeitstagen hat sich in Werkverträgen etabliert. Vereinbaren Sie die Frist ausdrücklich. Sonst gilt eine angemessene Frist, deren Länge im Streitfall ein Gericht bestimmt.
Beispielrechnung: Auftragssumme 24.000 Euro netto, das sind 28.560 Euro inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer. Ein Einbehalt von 5 Prozent beträgt 1.428 Euro, bei 10 Prozent sind es 2.856 Euro. Der Einbehalt sichert Mängelansprüche und wird nach Ablauf der Verjährung ausgezahlt. Bei Bauwerken beträgt diese Frist fünf Jahre, bei sonstigen Werken zwei Jahre.
Vereinbaren Sie den Einbehalt ausdrücklich, nennen Sie den Betrag in Euro und halten Sie fest, ob eine Bürgschaft den Einbehalt ersetzt.
Häufige Fragen
Wie lange darf die Abnahme dauern?
3 bis 10 Arbeitstage sind üblich. Diese Frist gehört ausdrücklich in den Vertrag, sonst gilt eine angemessene Frist ohne feste Zahl.
Welche Formulare gehören in den Ablaufplan?
Fertigmeldung, Terminbestätigung, Abnahmeprotokoll, Mängelverfolgungsliste und Schlussrechnung mit Abnahmevermerk. IHK-Muster liefern die Grundstruktur für die ersten vier.
Wann gilt BGB, wann VOB/B?
Das BGB gilt immer. Die VOB/B gilt bei Bauleistungen nur, wenn sie wirksam in den Vertrag einbezogen wurde.
Wie hoch ist ein Einbehalt?
Üblich sind 5 bis 10 Prozent der Bruttovergütung. Bei 28.560 Euro Bruttoauftragssumme sind das 1.428 bis 2.856 Euro.
Was bewirkt eine Abnahme unter Vorbehalt?
Die Abnahme gilt als erfolgt, Mängelansprüche bleiben bestehen. Fälligkeit der Vergütung und Verjährung laufen trotzdem an.