Akquisekosten in den Stundensatz einrechnen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Akquisekosten sind Ausgaben plus unbezahlte Zeit. Beide gehören in die Kalkulation, aber getrennt.
• Typische Posten kosten 50 bis 500 Euro pro Monat inklusive Umsatzsteuer, gerechnet als Jahresdurchschnitt.
• Der Aufschlag ergibt sich aus Akquisezeit geteilt durch abrechenbare Stunden, nicht aus einem Richtwert.
• Prüfe die Annahmen quartalsweise, weil Auslastung und Kosten schwanken.

Vier Posten, die 50 bis 500 Euro im Monat kosten

Netzwerkbeiträge, Plattformgebühren, Fahrten und Messen bilden den Kern der Akquisekosten. Die Spanne von 50 bis 500 Euro pro Monat inklusive Umsatzsteuer ist eine Annahme für dieses Beispiel, keine Erhebung von Marktpreisen. Prüfe sie gegen deine Kontoauszüge.

Posten	Betrag pro Monat inkl. MwSt	Beleg
Netzwerk- und Verbandsbeiträge	50 bis 150 Euro	Jahresbeitrag geteilt durch zwölf
Plattformgebühr, Mitgliedschaft	50 bis 200 Euro	Rechnung des Anbieters
Fahrten zu Terminen	60 bis 300 Euro	Fahrtenbuch, Tankbelege, Bahnticket
Messe, Kongress, Messestand	100 bis 500 Euro	Eintrittskarte, Standmiete, Reisekosten

Der Betrag hängt vom Modell ab. Plattformen wie Freelancermap, Malt oder Twago veröffentlichen ihre Konditionen selbst, teils als Mitgliedschaft, teils als Provision. Vergleiche die Konditionen mit dem Umsatz, den der Kanal tatsächlich bringt.

Sind das Betriebsausgaben? Ja. Netzwerkbeiträge, Fahrtkosten und Messekosten mindern den Gewinn, wenn der Anlass betrieblich ist. Die Grundlagen der Gewinnermittlung stellt das Bundesministerium der Finanzen in seinen Steuerinformationen für Unternehmen bereit.

Geschenke über 50 Euro netto sind nicht abziehbar. Mit Vorsteuerabzug rechnest du netto. Als Kleinunternehmer nach der Kleinunternehmerregelung rechnest du brutto.

Was zu den Akquisekosten gehört

Diese fünf Posten fallen regelmäßig an.

• Mitgliedschaft in Verbänden und Netzwerken: Jahresbeitrag geteilt durch zwölf.
• Plattformgebühren: Mitgliedschaft oder Provision pro vermitteltem Projekt.
• Fahrten zu Erstgesprächen, Pitches und Messeterminen: Kilometerpauschale, Bahn oder Flug.
• Messen und Kongresse: Eintritt, Standmiete, Reise, Übernachtung.
• Vertriebsnahe Weiterbildung: Pitch-Training, Vertriebsseminar, Fachkonferenz.

Nicht jede Ausgabe zählt. Prüfe bei jedem Posten, ob er dem Vertrieb dient und ob du ihn belegen kannst.

Akquiseaufschlag in vier Schritten

1. Zielhonorar pro bezahlter Stunde festlegen, netto, zum Beispiel 80 Euro.
2. Abrechenbare Jahresstunden schätzen, etwa 600 bis 1.200.
3. Planumsatz bilden: Zielhonorar mal abrechenbare Stunden. 80 Euro mal 600 Stunden sind 48.000 Euro.
4. Akquisezeit dazurechnen: 120 Stunden Akquise auf 600 Rechnungsstunden ergeben einen Aufschlag von 20 Prozent.

Der Aufschlag ist ein Rechenergebnis, kein Richtwert aus einer Empfehlung. Viele IHKs stellen dafür Kalkulationshilfen und Tabellen bereit, die Umsatz, Kosten und Stundenzahl zusammenführen. Prüfe deine Annahmen zusätzlich mit Branchenwerten: Für IT-Freelancer dokumentiert GULP in seinem Freelancer-Wissen Honorarpraxis, Angebotsgestaltung und Vertragsfragen.

Rechenbeispiel: 60.000 Euro Planumsatz

Angenommen, du willst 60.000 Euro netto im Jahr und rechnest mit 600 bezahlbaren Stunden. Dann brauchst du 100 Euro netto pro Rechnungsstunde. Das ist die Ausgangsgröße vor dem Aufschlag.

Jetzt kommen die Kosten dazu. 300 Euro Akquisekosten pro Monat inklusive Umsatzsteuer sind 3.600 Euro im Jahr. Ohne Vorsteuerabzug zählen 3.600 Euro, mit Vorsteuerabzug etwa 3.025 Euro netto.

Beispielrechnung, keine Marktbeobachtung: 63.025 Euro geteilt durch 600 Stunden ergibt 105 Euro pro Rechnungsstunde, also rund fünf Prozent Aufschlag auf den Ausgangssatz.

Deckt ein Auftrag diese Kosten nicht, trägt er nur sich selbst. Dann musst du die Stundenaufteilung ändern, nicht die Rechnung.

Kosten pro gewonnenem Auftrag

Akquisekosten lassen sich auf die Aufträge umlegen. 3.600 Euro im Jahr bei sechs Aufträgen sind 600 Euro pro Auftrag. Bei einem Auftragsvolumen von 8.000 Euro sind das 7,5 Prozent.

Achte auf den Kanal. Eine Plattformgebühr von 200 Euro im Monat sind 2.400 Euro im Jahr. Bringt der Kanal vier Aufträge, kostet jeder Auftrag 600 Euro an Gebühren. Bringt er einen, kostet er 2.400 Euro.

Prüfe monatlich, welche Kanäle Aufträge liefern und was sie kosten.

Auslastung prüfen und nachkalkulieren

Ein Kunde fällt weg. Die abrechenbaren Stunden sinken auf 480. Der Planumsatz bleibt bei 63.025 Euro. Der nötige Satz steigt auf 131 Euro pro Rechnungsstunde. Dein Listenpreis ändert sich nicht, nur die Rechnung.

Notiere am Quartalsende bezahlte Stunden, Akquisezeit und Umsatz und vergleiche Plan mit Ist. Fördermittel für Messebeteiligungen und Beratung findest du in der Förderdatenbank des Bundes nach Programm, Branche und Region. Ein Zuschuss senkt die Akquisekosten und damit den nötigen Aufschlag.

Halte den Aufschlag nicht für dauerhaft richtig. Kosten und Auslastung ändern sich, ein Kanal kann an Wirkung verlieren.

Häufige Fragen

Wie hoch ist der Aufschlag für Akquise?

Es gibt keinen verbindlichen Prozentsatz. Der Aufschlag ergibt sich aus deiner Akquisezeit geteilt durch die abrechenbaren Stunden. Im Beispiel oben sind es zwanzig Prozent.

Muss ich Akquisekosten auf alle Kunden umlegen?

Ja, wenn der Satz pro Rechnungsstunde stabil bleiben soll. Sonst zahlst du die Akquise aus dem Gewinn der bezahlten Projekte.

Sind Netzwerkbeiträge und Messekosten abzugsfähig?

Ja, als Betriebsausgaben, sofern der Anlass betrieblich ist. Belege gehören in die Buchführung.

Wie oft sollte ich die Kalkulation prüfen?

Quartalsweise, gekoppelt an deine Auswertung. Ein Jahr ist zu lang, weil Auslastungsschwankungen dann erst spät auffallen.