Auftragsgewinnung
Teil von Wer bezahlt die Zeit für Angebote und Akquise im Honorar?
Stundensatz berechnen: Material, Risiko und Gewinn einkalkulieren
Stundensatz berechnen: Formeln für Material, Risiko, Gewinn, Urlaub und Krankheit, Umsatzsteuerregeln und Beispielwerte von 60 bis 200 Euro inklusive MwSt.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Kalkulieren Sie vom Zielnettoeinkommen rückwärts, nicht vom Marktdurchschnitt.
- Material, Risiko und Gewinn gehören als getrennte Zuschläge in die Formel.
- Urlaub, Krankheit und Verwaltung senken die produktiven Stunden auf etwa 1.200 pro Jahr.
- Übliche Spanne: 60 bis 200 Euro pro Stunde inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer.
Fünf Schritte zur belastbaren Kalkulation
- Zielnettoeinkommen für das Jahr festlegen, also den Betrag, der privat übrig bleiben soll.
- Betriebskosten, Material und Fremdleistungen vollständig auflisten.
- Produktive Stunden aus dem Kalender ableiten, nicht aus der Wunschvorstellung.
- Risiko- und Gewinnzuschlag als Prozentwerte aufsetzen.
- Umsatzsteuer, Kleinunternehmergrenze und Ist-Versteuerung prüfen.
Die Grundformel lautet: Stundensatz netto = (Zielnettoeinkommen + Betriebskosten + Material) × (1 + Risikozuschlag) × (1 + Gewinnzuschlag) : produktive Stunden.
Produktive Stunden statt Bürostunden
Ein Jahr hat 52 Wochen. Bei 40 Wochenstunden stehen 2.080 Stunden im Kalender. Davon gehen 30 Urlaubstage (240 Stunden), rund 10 Feiertage (80 Stunden) und 10 Krankheitstage (80 Stunden) ab. Es bleiben 1.680 Stunden am Kunden.
Ziehen Sie 25 bis 30 Prozent für Verwaltung, Angebote, Buchhaltung und Weiterbildung ab, landen Sie bei etwa 1.200 verkaufbaren Stunden. Wer 1.500 Stunden ansetzt, rechnet sich höher und zahlt die Differenz mit unbezahlter Mehrarbeit.
Diese Zeit ist der Nenner jeder Kalkulation. Ein zu hoch angesetzter Nenner drückt den Stundensatz und verdeckt die Unterdeckung.
Material, Risiko und Gewinn getrennt einkalkulieren
Material ist selten neutral. Fremdleistungen, Lizenzen und Hardware binden Kapital, verursachen Vorkasse und Ausschuss. Ein Aufschlag von 10 bis 15 Prozent deckt Beschaffung, Lagerung und Gewährleistung. Alternativ reichen Sie Material als Durchlaufposten mit Nachweis weiter.
Risiko umfasst Forderungsausfälle, Nachbesserungen, Haftung und Phasen ohne Auftrag. Rechnen Sie 5 bis 10 Prozent auf. Die Deutsche Rentenversicherung Bund listet, welche Beiträge Selbstständige zusätzlich einplanen müssen, diese Kosten gehören in den Risikozuschlag.
Gewinn ist kein Unternehmerlohn. Der Unternehmerlohn steckt im Zielnettoeinkommen. Der Gewinnzuschlag von 10 bis 20 Prozent finanziert Rücklagen, Investitionen und Ausfallzeiten. Ohne ihn arbeiten Sie zum Selbstkostenpreis.
Beispielrechnung: 62 Euro netto, 74 Euro brutto
| Position | Betrag pro Jahr |
|---|---|
| Zielnettoeinkommen | 55.000 Euro |
| Betriebskosten und Material | 8.000 Euro |
| Zwischensumme | 63.000 Euro |
| Risikozuschlag 6 Prozent | 3.780 Euro |
| Gewinnzuschlag 12 Prozent | 8.014 Euro |
| Zielumsatz netto | 74.794 Euro |
| Produktive Stunden | 1.200 |
| Stundensatz netto | 62,33 Euro |
| Stundensatz inklusive 19 Prozent USt | 74,17 Euro |
Dieses Rechenbeispiel zeigt die Verkettung: 63.000 × 1,06 × 1,12 ergibt 74.794 Euro netto. Geteilt durch 1.200 Stunden sind das 62,33 Euro netto, mit 19 Prozent Umsatzsteuer 74,17 Euro. Ein Einstiegssatz von 60 Euro inklusive MwSt entspricht netto 50,42 Euro und liegt unter dieser Kalkulation.
Marktwerte ordnen die eigene Spanne ein: 60 bis 90 Euro inklusive MwSt für einfache Dienstleistungen, 100 bis 150 Euro für spezialisierte Beratung, 150 bis 200 Euro für knappe Nischen wie Sicherheits- oder Konzernsteuerung. GULP beschreibt im Freelancer-Wissen, wie IT-Freelancer Angebote und Honorare kalkulieren. Das Statistische Bundesamt erhebt Verdienste nach Branchen und Berufen und liefert damit Vergleichszahlen.
Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung
Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent, der ermäßigte 7 Prozent. Nach § 19 UStG gilt seit 2025 eine Kleinunternehmergrenze von 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wer darüber liegt, weist Umsatzsteuer offen aus.
Seit 2025 liegt die Grenze für die Ist-Versteuerung nach § 20 UStG bei 800.000 Euro Umsatz. Rechnungen brauchen die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Bei Bauleistungen greift die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG.
Viele Industrie- und Handelskammern halten Kalkulationshilfen, Betriebsvergleiche und Musterrechnungen für Existenzgründer bereit. Fragen Sie vor der Preisentscheidung nach diesen Unterlagen.
Häufige Fragen
Warum reicht der Marktdurchschnitt als Kalkulationsbasis nicht?
Der Durchschnitt zeigt nur, was andere nehmen. Ihre Kostenstruktur, Auslastung und Risikolage entscheiden über die Rentabilität. Erst die eigenen Zahlen rechnen, dann vergleichen.
Wie hoch sollte der Gewinnzuschlag sein?
10 bis 20 Prozent sind üblich. Unter 10 Prozent fehlt die Rücklage für Investitionen und Auftragslücken.
Zählt Material für die Kleinunternehmergrenze?
Ja. Der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG enthält auch durchlaufende Materialposten.
Wie oft sollte ich den Stundensatz anpassen?
Jährlich, oder bei Kostensteigerungen über 5 Prozent. Prüfen Sie Zielnettoeinkommen, Materialaufschlag und Auslastung.
Was tun, wenn der Markt nur 60 Euro inklusive MwSt zahlt?
Dann prüfen Sie Produktivstunden, Materialaufschlag und Verwaltungsanteil. Reicht die Rechnung trotzdem nicht auf, ist das Geschäftsmodell nicht tragfähig.