Auftragsgewinnung auswerten und den tragenden Weg finden

Das Wichtigste auf einen Blick

Warum nur die eigene Strichliste eine belastbare Zahl liefert

Eine amtliche Trefferquote je Akquiseweg existiert nicht. Wer wissen will, ob Empfehlung, Plattform, Direktansprache, Ausschreibung oder Kooperation trägt, muss selbst zählen. Die eigene Liste ist die einzige Vergleichszahl, die zur eigenen Branche und Region passt.

Die Vergabestatistik des Statistischen Bundesamts erfasst Einzeldaten über öffentliche Vergabeverfahren, nicht den Erfolg einzelner Bieter. Auch die Bundesagentur für Arbeit erhebt Arbeitsmarktdaten, aber keine Akquisekanäle Selbstständiger. Plattformbetreiber veröffentlichen eigene Auswertungen, die sich nicht auf alle Freiberufler übertragen lassen.

Was je Weg in die Strichliste gehört

Je Weg führst du dieselben Spalten: Anfragen, Angebote, Aufträge und investierte Zeit. Dazu kommt eine Kostenzeile mit den echten Ausgaben. Die Beispielkosten in der Tabelle sind Orientierungswerte und enthalten 19 Prozent Mehrwertsteuer.

Bei der Direktansprache zählt nicht der Versand, sondern die Antwort. Die Bundesagentur für Arbeit bietet Betrieben Informationen zur Personalgewinnung; wer dort sucht, meldet Bedarf an zusätzlicher Arbeitskraft an. Eine kurze Anfrage mit Bezug zum Geschäft des Betriebs wirkt besser als eine Serienmail, und genau das zeigt die Liste.

Bei Plattformen fallen Provisionen zusätzlich pro vermitteltem Projekt an und gehören in die Kostenzeile. Wer Plattformen oder Direktkontakt vergleicht, führt beide Wege mit derselben Zählweise. Sonst gewinnt scheinbar der Weg, der sorgfältiger notiert wird.

Bei Ausschreibungen steckt der Aufwand im Angebot: Leistungsverzeichnis, Eignungsnachweise und Formulare brauchen Zeit. Wie sich die Zeit je Angebotsart aufschreiben lässt, steht in einem eigenen Beitrag. In die Strichliste kommt die Summe, auch wenn der Zuschlag ausbleibt.

Wann ein Weg bewertet werden darf

Ein Weg darf erst bewertet werden, wenn sein Vorlauf vorbei ist. Plattformen und Direktansprache wirken oft innerhalb von Wochen. Empfehlungen brauchen Monate, Ausschreibungen und Kooperationen haben lange Vorläufe. Ein leerer Eintrag nach kurzer Zeit sagt über einen Weg mit langem Vorlauf deshalb noch nichts.

Bei Empfehlungen hält den Kanal am Laufen, wer nach jedem Projekt um zwei konkrete Weiterempfehlungen bittet. Wie sich Aufträge über Empfehlungen gewinnen lassen, beschreibt ein eigener Beitrag. Die Liste hält fest, wann gefragt wurde und was daraus wurde, damit der lange Vorlauf sichtbar bleibt.

Kooperationen bringen Aufträge, die allein nicht zu stemmen sind, etwa als Subunternehmer oder in einer Arbeitsgemeinschaft. Wegen des langen Vorlaufs bekommen sie in der Liste eigene Zeilen für Gespräche und Vertragsprüfung. So bleibt erkennbar, ob ein Partner Aufträge bringt oder nur Zeit kostet.

Nach zwei Quartalen auswerten

Nach zwei Quartalen zeigt die Liste, welcher der fünf Wege trägt. Dafür setzt du Anfragen, Angebote und Aufträge je Weg ins Verhältnis und stellst Zeit und Kosten daneben. Entscheidend ist nicht der Weg mit den meisten Anfragen, sondern der mit den meisten Aufträgen je investierter Stunde und je Euro.

Ein IT-Freiberufler, der drei Kanäle parallel betreibt, rechnet genauso und sieht, welcher Anteil des Honorars in die Akquise fließt.

Dieser Anteil gehört in die Kalkulation. Wie sich Akquisekosten in den Stundensatz einrechnen lassen, zeigt ein eigener Beitrag. Ohne diesen Schritt bleibt der scheinbar günstigste Weg im Honorar unsichtbar teuer.

Zeigt die Liste viele Angebote, aber wenige Aufträge, kann das Problem im Angebot liegen und nicht im Weg. Dann helfen die Gründe für verlorene Angebote weiter. Wer die Wege zuerst ordnen will, findet Kanäle, Nachweise und Akquisebudget in einem Überblick.

Häufige Fragen

Wie lange führe ich die Strichliste?

Mindestens zwei Quartale. Erst dann zeigt die eigene Auswertung von Anfragen, Angeboten und Abschlüssen die persönliche Trefferquote je Weg. Bis dahin lohnt es nicht, einen Weg mit langem Vorlauf abzuschreiben, auch wenn er noch keinen Auftrag gebracht hat.

Gibt es eine amtliche Erfolgsquote je Akquiseweg?

Nein. Dazu gibt es keine amtliche Zahl. Die Vergabestatistik erfasst Vergabeverfahren, nicht den Erfolg einzelner Bieter, und Plattformbetreiber liefern eigene Auswertungen ohne allgemeine Gültigkeit. Belastbar ist nur die Zählung aus dem eigenen Geschäft.

Was kostet Auftragsgewinnung pro Monat?

Rechne mit 100 bis 400 Euro inklusive Mehrwertsteuer, wenn zwei bis drei Kanäle parallel laufen. Empfehlung und Kooperation kosten vor allem Arbeitszeit. Diese Zeit gehört deshalb als eigene Spalte in die Strichliste, damit der Vergleich der Wege fair bleibt.

Welche Spalten braucht die Strichliste?

Je Weg Anfragen, Angebote, Aufträge, investierte Zeit und Ausgaben. Mehr braucht es für den Vergleich nach zwei Quartalen nicht. Bei Plattformen kommt die Provision in die Ausgaben, bei Ausschreibungen die Zeit für Verzeichnis, Nachweise und Formulare in die Zeit.