Checkliste: Erstgespräch mit Auftraggebern vorbereiten

Das Wichtigste auf einen Blick

Klären Sie vorab, welches Problem der Auftraggeber lösen will und wer im Termin entscheidet.
Legen Sie Budgetrahmen und Ihren Mindestpreis schriftlich fest, bevor Sie sprechen.
Nehmen Sie Angebotsblatt, Vertragsmuster und ein NDA mit, damit Sie direkt anschlussfähig sind.
Planen Sie 30 bis 60 Minuten Gespräch und rund 20 Minuten Nachbereitung ein.
Ein unvorbereitetes Gespräch kann mehrere Hundert Euro Honorar kosten, ohne einen Auftrag zu bringen.

Vor dem Termin: Bedarf, Budget und Entscheidungswege

Die Vorbereitung dauert selten länger als zehn Minuten und entscheidet, ob das Gespräch ein Angebot vorbereitet oder nur Zeit verbraucht.

Bedarf: Welches Ergebnis soll am Projektende vorliegen, und woran wird es gemessen?
Budget: Gibt es einen genehmigten Rahmen, eine Obergrenze und ein Zahlungsziel?
Entscheidungswege: Wer entscheidet, und wer unterschreibt?
Zeitplan: Wann beginnt das Projekt, welche Zwischentermine gelten, wann wird abgenommen?
Bestandsunterlagen: Welche Daten, Zugänge und Vorarbeiten liegen bereits vor?

Notieren Sie für jeden Punkt eine Frage und eine Rückfallposition. Wenn der Auftraggeber beim Budget ausweicht, hilft eine Preisspanne statt einer Festzahl.

Legen Sie fest, welches Ergebnis der Termin haben soll: ein Angebot, eine Machbarkeitseinschätzung oder ein Folgegespräch. Fragen Sie außerdem nach der Rolle der Teilnehmenden: Fachseite, Einkauf und Geschäftsführung. Wer unterschreibt, sitzt nicht immer mit am Tisch. Bitten Sie vorab um Namen, Format und Ort des Termins.

Vertragsform, NDA und Angebotsblatt

Klärungsbedarf besteht meist bei der Vertragsart. Ein Werkvertrag schuldet einen definierten Erfolg, ein Dienstvertrag die Tätigkeit selbst. Für Abnahme und Übergabe gelten die gesetzlichen Regeln zu Abnahme und Übergabe beim Werkvertrag, die das Bundesministerium der Justiz zusammenfasst.

Klären Sie zusätzlich, ob ein Rahmenvertrag, ein Einzelvertrag oder ein Werkvertrag mit Abnahme gewünscht ist. Bei Rahmenverträgen gehören Abrufmodalitäten, Mindestabnahme und Preisgleitklauseln auf den Tisch.

Mitzunehmen:

NDA (Vertraulichkeitsvereinbarung) für sensible Zahlen und Kundendaten
Angebotsblatt mit Leistungsumfang, Preis, Zahlungsziel, Laufzeit und Ausschlüssen
Vertragsmuster für Dienst- und Werkverträge, etwa die Muster der IHK
Beiblatt zu Nutzungsrechten, Quellenangaben und Mitwirkungspflichten

Halten Sie fest, welche Leistungen nicht enthalten sind: etwa Schulungen, Betrieb, Serverkosten oder Übersetzungen. Die Muster der IHK sind eine Orientierung, kein Ersatz für eine Prüfung im Einzelfall. Bei hohem Auftragsvolumen oder Auslandsbezug lohnt eine anwaltliche Durchsicht.

Datenschutz und Vertraulichkeit im Gespräch

Wenn Sie personenbezogene Daten verarbeiten, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 der Verordnung 2016/679 über den Datenschutz.

Praktische Hinweise zu Pflichten und Werkzeugen liefert der Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.

Fragen für den Termin:

Welche Daten sehen Sie, welche dürfen Sie speichern?
Wer stellt die Werkzeuge, und wo liegen die Daten?
Welche Löschfristen gelten nach Projektende, und wer bestätigt sie?

Sagen Sie zu, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen, wenn Sie Daten selbst speichern.

Dauer und Honorarverlust: eine Beispielrechnung

Typische Erstgespräche dauern 30 bis 60 Minuten. Bei 45 Minuten und einem Stundensatz von 90 Euro netto ergeben sich 67,50 Euro.

Beispielrechnung: Ohne Vorbereitung folgen oft 90 Minuten Nachrecherche und ein zweiter Termin von 30 Minuten. Das sind drei Stunden oder 270 Euro. Kommt der Auftrag nicht zustande, bleibt dieser Betrag ein Honorarverlust. Die Differenz zum vorbereiteten Gespräch liegt bei rund 200 Euro.

Berücksichtigen Sie Fahrtzeit und Reisekosten getrennt, sonst sinkt Ihre Marge unbemerkt.

Häufige Fragen

Wie lang sollte ein Erstgespräch dauern?

30 bis 60 Minuten reichen für Bedarf, Budget und Entscheidungswege. Mehr Zeit ist ein Signal für unklare Ziele.

Was gehört auf ein Angebotsblatt?

Leistungsumfang, Preis, Zahlungsziel, Laufzeit, Mitwirkungspflichten und ausdrücklich ausgeschlossene Leistungen.

Brauche ich immer ein NDA?

Nein. Sinnvoll ist es, wenn Sie Kundendaten, Preise oder technische Details erhalten. Sonst genügt eine Vertraulichkeitsklausel im Vertrag.

Wann ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig?

Sobald Sie personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, verlangt Artikel 28 DSGVO einen solchen Vertrag.

Welche Vertragsmuster helfen weiter?

IHK-Muster liefern Formulierungen für Dienst- und Werkverträge. Bei Auslandsbezug oder hohen Summen ist eine anwaltliche Prüfung sinnvoll.