Angebotsaufwand erfassen: Zeitanteile je Angebotsart aufschreiben

Das Wichtigste auf einen Blick

Vier Angebotsarten mit eigenen Zeilen

Ein Erfassungsbogen, der alle Anfragen in eine Zeile schreibt, mittelt Unterschiede weg. Ein Erstangebot an einen Neukunden verlangt Referenzen, Leistungsbeschreibung und Preisstaffel. Ein Folgeangebot an einen Bestandskunden kommt mit zwei Absätzen aus. Ausschreibungen binden Zeit für Vergabeunterlagen, Formulare und Fristen. Rahmenverträge verlangen Konditionen, Laufzeit und Abrufregeln.

Trennen Sie deshalb vier Kategorien: Erstangebot, Folgeangebot, Ausschreibung und Rahmenvertrag. Jede Anfrage erhält genau eine Kategorie. Nachtragsangebote und Varianten bekommen eine fünfte Zeile, damit die vier Hauptzeilen vergleichbar bleiben.

Fünf Arbeitsschritte in fester Reihenfolge notieren

Notieren Sie jeden Schritt mit Minuten. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:

Tragen Sie die Minuten direkt nach dem Versand ein. Zwei Wochen später erinnern Sie sich nicht mehr an den Rückfragenaufwand. Nur die Summe zu schätzen reicht für den Einstieg, verdeckt aber, welcher Schritt Zeit frisst.

Für die Messung genügen einfache Werkzeuge. Toggl Track startet einen Zeiteintrag je Arbeitsschritt, Clockify bietet dieselbe Funktion in einer kostenlosen Variante. SevDesk führt Zeiterfassung und Rechnungsstellung in einer Anwendung. Ein Zettel am Schreibtisch funktioniert ebenfalls.

Erfassungsbogen anlegen: drei Schritte

Runden Sie jede Minute auf. Sekundengenaue Werte bringen bei Angeboten keinen Erkenntnisgewinn und kosten selbst Zeit.

Beispielwerte in Stunden und Euro

Diese Werte sind ein Rechenbeispiel mit einem angenommenen Stundensatz von 80 Euro netto je Stunde. Inklusive 19 Prozent Mehrwertsteuer sind das 95,20 Euro je Stunde. Vergleichswerte zu Bruttoverdiensten nach Branchen veröffentlicht das Statistische Bundesamt unter Verdienste nach Branchen und Berufen.

Die Spanne von 0,5 bis 12 Stunden zeigt, warum eine Sammelzeile nichts taugt. Ein Rahmenvertrag kann einen ganzen Arbeitstag kosten, bevor der erste Auftrag kommt. Bei Ausschreibungen kommt hinzu, dass formale Vorgaben und Fristen eingehalten werden müssen, sonst wird das Angebot ausgeschlossen.

Aufwand und Auftragswert ins Verhältnis setzen

Nach zwölf Wochen liegen genug Zeilen vor. Bilden Sie je Angebot eine Kennzahl: Minuten geteilt durch Angebotswert, multipliziert mit 1.000. So sehen Sie, wie viel Zeit 1.000 Euro Auftragsvolumen kosten.

Prüfen Sie am Monatsende drei Fragen: Welche Angebotsart hat die höchste Kennzahl? In welchem Schritt geht die meiste Zeit verloren? Wie viele dieser Angebote wurden zu Aufträgen? Mehr Messgrößen führen dazu, dass der Bogen nicht weitergeführt wird.

Für die dritte Frage brauchen Sie den Bezug zur abgerechneten Leistung. Ohne diesen Abgleich bleibt unklar, ob ein preislich attraktives Angebot später Arbeit bringt. Notieren Sie deshalb beim Auftrag den tatsächlichen Start und die erste Rechnungssumme. Streichen Sie nach drei Monaten jede Spalte, die Sie nie ausgefüllt haben.

Häufige Fragen

Wie viele Angebote sollte ich erfassen?

Alle Angebote eines Monats. Erst eine vollständige Reihe zeigt, ob ein Ausreißer dabei ist oder ein Muster.

Was mache ich mit Nachtragsangeboten?

Sie erhalten eine eigene Kategorie. Wer Nachtragsangebote in die Zeile für Erstangebote schreibt, verzerrt den Durchschnitt.

Reicht eine grobe Schätzung?

Für den Einstieg ja. Notieren Sie zuerst nur die Gesamtzeit und teilen Sie sie später auf die fünf Arbeitsschritte auf.

Muss ich die Zeiten mit einer Software messen?

Nein. Ein Tabellenblatt reicht. Die Software erleichtert nur das Starten und Stoppen der Einträge.

Wie oft sollte ich auswerten?

Einmal im Monat genügt. Wöchentliche Auswertungen bringen bei kleinen Fallzahlen keine belastbaren Werte.

Zum Weiterlesen: Wie zeichne ich unsere Abläufe auf einer Seite? (qm-guru.de).